SAP Document und Reporting Compliance (SAP DRC)

1. Automatisierte Prozesse: SAP Document & Reporting Compliance hilft bei der Automatisierung von Prozessen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wodurch die manuelle Arbeit verringert und die Genauigkeit erhöht wird.

2. Integrierte Lösung: Es ist nahtlos in das SAP-ERP-System (SAP ECC und S/4HANA) integriert, was eine konsistente und zuverlässige Datenquelle für alle Compliance-Berichte bietet. Dies erleichtert die Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von Berichten.

3. Einhaltung internationaler Vorschriften: Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von internationalen gesetzlichen Anforderungen, einschließlich Steuerberichte, Rechnungslegung und elektronischer Rechnungsstellung (z. B. SAF-T, E-Invoicing).

4. Updates und Wartung: SAP stellt regelmäßig Updates zur Verfügung, um die Lösung an sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen anzupassen.

Der Versand einer E-Rechnung mit SAP Document and Reporting Compliance umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und korrekt an den Empfänger übermittelt wird.

1. Integration und Konfiguration:

   • Stellen Sie sicher, dass Ihr SAP-System (z.B. SAP S/4HANA oder SAP ERP) korrekt mit der SAP Document and Reporting Compliance-Lösung integriert ist.
   • Konfigurieren Sie die Lösung gemäß den spezifischen gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem Sie tätig sind.

2. Erstellung der Rechnung:

   • Erstellen Sie die Rechnung basierend auf den Daten, die aus den relevanten Modulen (z.B. FI, SD) übernommen werden. Der Rechnungserstellungsprozess bleibt weitgehend gleich, aber zusätzliche Felder und Anforderungen müssen möglicherweise erfüllt werden.

3. Validierung der Rechnung:

   • Nutzen Sie die Validierungsfunktionen der SAP Document and Reporting Compliance, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten korrekt und vollständig sind. Dies kann spezielle Anforderungen wie elektronische Signaturen, spezifische Datenformate (z.B. XML) und verwendete Standardsets (z.B. UBL, EDIFACT) umfassen.

4. Transformation und Formatierung:

   • Die Rechnung muss in das für die elektronische Übermittlung erforderliche Format transformiert werden. Dies erfolgt automatisch durch die SAP Document and Reporting Compliance-Lösung.
   • Abhängig vom Zielland und dort geltenden Vorschriften kann das Format der E-Rechnung variieren (z.B. XRechnung in Deutschland, FatturaPA in Italien).

5. Signatur und Authentifizierung:

   • Wenn erforderlich, signiert das System die Rechnung elektronisch und fügt Authentifizierungsmerkmale hinzu, um die Integrität und Authentizität der Rechnung sicherzustellen.

6. Übermittlung der Rechnung:

   • Die Rechnung wird über die dafür vorgesehenen Übertragungskanäle an die Zielsysteme gesendet. Diese könnten verschiedene E-Invoicing-Plattformen, staatliche Portale oder direkte Verbindungen zu Kunden umfassen.
   • Typische Übertragungsmethoden können AS2, PEPPOL, Webservices oder spezielle Portale sein.

7. Bestätigung und Protokollierung:

   • Nach dem Versand überwacht die Lösung den Übermittlungsstatus der Rechnung und protokolliert alle Transaktionen.
   • Eventuelle Empfangsbestätigungen oder Fehlerberichte werden verarbeitet und dem Benutzer zur Verfügung gestellt.

8. Archivierung und Aufbewahrung:

   • Die E-Rechnung wird im System nach den gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien archiviert.

1. Vorbereitungen und Konfiguration:

   • Stellen Sie sicher, dass Ihr SAP-System (z. B. SAP S/4HANA oder SAP ERP) korrekt mit der SAP Document & Reporting Compliance-Lösung integriert ist.
   • Konfigurieren Sie das System gemäß den spezifischen gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen Ihres Landes sowie der bevorzugten Formate und Übertragungsmethoden Ihrer Lieferanten.

2. Eingang der E-Rechnung:

   • Die E-Rechnung wird durch die von Ihrem Lieferanten genutzten Übertragungskanäle empfangen. Diese Kanäle könnten AS2, PEPPOL, Webservices oder spezielle Portale sein.
   • Das SAP-System empfängt die E-Rechnung in dem vereinbarten elektronischen Format (z. B. XML, UBL, EDIFACT).

3. Validierung und Prüfung:

   • Die eingegangene E-Rechnung wird vom System validiert, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen entspricht.
   • Prüfungen umfassen die Validität der elektronischen Signatur, die Integrität der Daten und die Übereinstimmung mit den spezifischen Formatvorschriften.

4. Transformation für SAP:

   • Das System transformiert die elektronischen Daten in ein strukturiertes Format, das von den SAP-Modulen (z. B. FI, MM) verstanden wird.
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5. Integration in OpenText Vendor Invoice  Management Workflow und Freigabeprozess:

   • Die Rechnung durchläuft in OpenText Vendor Invoice  Management genehmigte Workflow- und Freigabeprozesse im Unternehmen. Dies kann automatisiert sein oder manuelle Schritte erfordern, je nach den internen Richtlinien und Compliance-Anforderungen.
   • Abweichungen oder Probleme werden durch diese Workflows identifiziert und an die zuständigen Personen zur Überprüfung weitergeleitet.

6. Buchung und Archivierung:

   • Nach erfolgreicher Validierung und Freigabe in OpenText Vendor Invoice  Management wird die E-Rechnung im System gebucht.
   • Die elektronische Rechnung wird gemäß den gesetzlichen und unternehmensinternen Aufbewahrungsrichtlinien archiviert. SAP Document and Reporting Compliance unterstützt eine revisionssichere Archivierung.

7. Statusüberwachung und Berichterstattung:

   • Die Lösung bietet Funktionen zur Überwachung des Status eingegangener Rechnungen sowie Berichterstattungsmöglichkeiten, um den gesamten Prozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
   • Bei Problemen oder Ausnahmen werden Benachrichtigungen generiert, um das zuständige Personal zu informieren und die notwendigen Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Die Basis von SAP DRC ist das eDocument Frameworks in SAP ECC oder S/4HANA, welches Funktionalitäten für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten und für das Berichtswesen zur Verfügung stellt.

Beispielweise beinhaltet SAP DRC:

• Rechnungserstellung in Echtzeit (z.B. SDI in Italien mit speziellem Datenformat FatturaPA oder ZRE in Deutschland mit dem speziellem Datenformat X-Rechnung)
• Umsatzsteuererklärungen (SII in Spanien)
• Transportmeldungen (EKAER in Ungarn)

Das eDocument Framework wandeln die benötigten Transaktionsdaten in vordefinierte Formate wie XML um und übermittelt diese Daten beispielweise an die lokalen Steuerbehörden.

Zur Übertragung wird je nach Szenario entweder die SAP Integration Suite oder die Cloud Edition als Software-as-a-Service (SaaS) verwendet.