E-Rechnung - originär und elektronisch erstellt

E-Rechnung

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der neuen Herausforderung, ihre bisher auf Papier- oder PDF-Rechnungen ausgelegten Prozesse auf eine elektronische Rechnung umzustellen. Der Druck, auf eine Lösung zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen umzusteigen, kommt dabei sowohl von Kunden, Lieferanten als auch gesetzlichen Vorgaben. Gleichzeitig birgt der Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse viel Automatisierungspotenzial was zu Zeit- und Kostenersparnissen führt. Die Fink IT Solutions begleitet und unterstützt Sie auf diesem Weg und hat die passenden Lösungen für Ihre Probleme zur Hand.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnung ist der Überbegriff für die Erstellung von elektronischen Rechnungen in Unternehmen oder Behörden, sowohl im Rechnungsein- als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument (z.B. XML), idealerweise in einem standardisierten Format, versendet. Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine E-Rechnung originär auf elektronische Weise erstellt und versandt worden sein. Das bedeutet, gescannte und anschließend elektronisch weiterverarbeitete Rechnungen sind keine E-Rechnungen, sondern nach wie vor Rechnungen in Papierform.

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

E-Rechnung international

Spätestens seit dem 27. November 2020 sind in Deutschland von Seiten des Gesetzgebers Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene im E-Rechnungsformat XRechnung zu senden. Mittlerweile wurde diese Regelung auf Länderebene ausgeweitet.

Die E-Rechnung ist allerdings längst kein nationales Thema mehr. Auch in den anderen EU-Staaten gilt die EU-Richtlinie, die hier allerdings mit unterschiedlichen XML-Formaten wie dem italienischen FatturaPA ausgeprägt ist. Weltweit gibt es zudem verschiedenste weitere Standards, die bei der Rechnungsstellung im jeweiligen Land zu beachten sind. Insbesondere für international agierende Firmen wird es so immer schwieriger, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Denn nicht nur die Formate der E-Rechnung sind international abweichend, ebenso verhält es sich auch mit Pflichtangaben auf Rechnungen und Vorgaben bei der Zustellung der Daten. So ist teilweise die Nutzung von Portalen oder die Einbeziehung der Steuerbehörden rechtlich erforderlich. Zusätzlich wird zwischen öffentlichen Rechnungsstellern und -empfängern sowie Privatunternehmen unterschieden. Selbst innerhalb eines Landes ergeben sich so verschiedene Konstellationen, die es zu berücksichtigen und im eigenen ERP-System abzubilden gilt.

Aus Herausforderungen Chancen schaffen

Durch die beschriebene Vielzahl an Herausforderungen im internationalen Geschäftsverkehr fehlt Unternehmen oft das nötige Wissen und der Einstiegspunkt, um ihre internationalen Kunden und Zulieferer rechtskonform und gleichzeitig digital zu bedienen. Diesem Problem begegnet SAP Document and Reporting Compliance (DRC), welches die weltweiten legalen Anforderungen erfüllt. Ob mit SAP ECC oder SAP S/4HANA, SAP DRC hilft Ihnen, die weltweiten gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und andere Business Dokumente zu erfüllen. Innerhalb des SAP ECC oder SAP S/4HANA basiert die Lösung auf dem eDocument Framework für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Neben den Legal Requirements bringt die SAP-Lösung die weiteren Vorteile der E-Rechnung hervor:

  • Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse
  • Kosten- und Zeiteinsparungen durch Automatisierung der Prozesse und deren Folgeaktivitäten
  • Nachhaltigkeit durch weniger Ressourcenverbrauch
  • Verbesserte Liquidität und höhere Skontoerträge durch kürzere Durchlaufzeiten
  • Höhere Datenqualität: Vermeidung von Medienbrüchen und damit einhergehenden Eingabefehlern
  • Erhöhte Transparenz: Document Cockpit zum Monitoren aller Rechnungen zentral in SAP

Mit der Lösung SAP Document and Reporting Compliance können unterschiedlichste E-Rechnungsformate aus SAP SD, FI, I-SU geniert und verschickt werden. Dabei stehen auch Access Points wie das PEPPOL-Netzwerk zur Verfügung. Schauen Sie für weitere Details gerne auf unserer Produktseite zu SAP Document and Reporting Compliance.

 

E-Rechnungen und die Regularien in verschiedenen Ländern

Erhalten Sie mit unseren Länderkacheln einen Überblick, welche Regelungen in welchem Land gelten.

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