OpenText Vendor Invoice Management für SAP Lösungen

OpenText VIM ist eine leistungsstarke Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenttypen wie Lieferscheinen oder Aufträgen – direkt in SAP. Vom Eingang über die Prüfung und Genehmigung bis zur abschließenden Buchung werden alle Schritte digitalisiert, beschleunigt und revisionssicher gestaltet. Damit sinken manuelle Aufwände, Durchlaufzeiten werden kürzer und Transparenz & Kontrolle steigen.

Vorteile auf einen Blick:

• Automatisierte Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung – weniger manuelle Eingabe, schnellerer Freigabeweg

• Nahtlose Integration in SAP ECC und S/4HANA – Medienbrüche werden vermieden

• Höhere Transparenz & Nachvollziehbarkeit durch vollständige Dokumentation und Audit Trails

• Fehlerreduktion durch automatische Validierung & Plausibilitätsprüfungen

• Flexible Unterstützung verschiedener Eingangsformate (Papier, PDF, E-Mail, EDI)

• Zeitgewinn & Kostenersparnis durch effizientere Bearbeitung und bessere Skontomöglichkeiten

OpenText VIM Beyond Invoice erweitert die klassische Rechnungsverarbeitung um weitere Dokumentarten und Prozessschritte – für eine ganzheitliche Automatisierung der gesamten Procure-to-Pay-Kette:

1. Verarbeitung weiterer Belegarten

   • Lieferscheine (Advanced Shipping Notices)

   • Auftragsbestätigungen

   • Zahlungsavise

   • Gutschriften

   • Lieferantendokumente

2. End-to-End-Digitalisierung im Einkauf
   Alle dokumentbasierten Schritte zwischen Bestellung und Zahlung werden erfasst, geprüft und verarbeitet – automatisiert und transparent.

3. Höhere Datenqualität und weniger Rückfragen
   Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung (3-Wege-Abgleich) direkt im Workflow – inkl. automatischer Prüfungen und Eskalationen.

4. Lieferantenkommunikation über SAP Business Network (Ariba)
   Digitale Anbindung von Lieferanten zur direkten Übermittlung und Rückmeldung zu Dokumenten – ohne Medienbrüche.

5. Nahtlose Integration in SAP S/4HANA
   Inhalte und Prozesse bleiben im SAP-System – inklusive Workflow, Buchung und Archivierung.

6. Compliance & Kontrolle auf Dokumentenebene
   Jeder Schritt ist nachvollziehbar, dokumentiert und revisionssicher – auch für B2G & E-Invoicing-Szenarien.

OpenText VIM ist für mittelständische wie große Unternehmen geeignet. Insbesondere bei hohem Rechnungsaufkommen, internationalen Geschäftsbeziehungen oder komplexen Freigabeprozessen lohnt sich der Einsatz – durch automatische Verarbeitung, Workflows und Self-Service-Portale.

Unterstützung papierbasierter oder gescannter Rechnungen:

• Ja. VIM lässt sich mit OCR‑Komponenten wie OpenText Intelligent Capture kombinieren, um Papierrechnungen digital zu erfassen und automatisch zu validieren. Durch Machine Learning verbessert sich die Erkennungsqualität laufend.

Einstieg in den Workflow:

• Nach Freigabe werden Rechnungen automatisch verbucht. Auch eine nachträgliche Buchung oder Freigabe ist möglich. Jede Transaktion ist in der Historie nachvollziehbar, inklusive Archivzugriff via SAP ArchiveLink.

VIM bietet vorkonfigurierte Validierungsregeln (z. B. Kreditor, USt‑ID) und Freigabestufen. Individuelle Regeln (z. B. Sicherheitseinbehalt, Lieferantentyp) und flexible Workflows lassen sich auf Basis von Business Logik, Rollen und Eskalationsstufen anpassen.

VIM kann mit SAP xECM, SAP Ariba und SAP Document and Reporting Compliance (DRC) verbunden werden. So erfolgt die E‑Rechnung-Anbindung national und international, inklusive Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL.

Skalierbarkeit:

• Die Lösung ist international skalierbar: Durch standardisierte Regeln, nationale Formatunterstützung und eine klare Trennung zwischen Eingangsprozess und Buchung ist VIM auch für Rollouts geeignet. Anpassungen bleiben kontrollierbar und upgrade-fähig.

Wartung und Anpassung nach der Projektphase:

• Fink IT bietet umfassende Services: Systembetrieb, Monitoring, Support der OCR-Module und Archivierung. Regelmäßige Updates, Anpassen der Geschäftsregeln oder Eskalationswege sind Teil des Angebots.

VIM unterstützt Live-Dashboards, Standardberichte und Export in SAP BI. So lassen sich Durchlaufzeiten, Workflows und Failpoints analysieren und kontinuierlich optimieren.

Rechnungsdaten werden revisionssicher archiviert (SAP ArchiveLink). Audit-Trails dokumentieren Änderungen, Freigaben und Buchungen vollständig. Zugriff erfolgt über rollenbasierte Berechtigungen.

• Konzeption der Eingangsrechnungsverarbeitung mit OpenText Vendor Invoice Management Invoice Solution
• Erstellung von Vorstudien und Machbarkeitsstudien
• Redesign/Effizienzsteigerung von bestehenden Rechnungsprozessen

• Installation und Konfiguration des Invoice Management, OCR und der Archivierung
• Projektmanagement (Projektleitung, Teilprojektleitung)
• Entwicklung von kundenspezifischen Zusatzlösungen im OpenText Vendor Invoice Management (Geschäftsregeln, Prozessoptionen, etc.)

• Managed Services
• Application Management Services (AMS)