OpenText Content Management (Extended ECM) – Dokumente im Prozess, zentral und sicher verwaltet

OpenText Content Management for SAP Solutions bezeichnet OpenText Content Management ( xECM), das speziell im SAP-Umfeld eingesetzt wird. Technologisch handelt es sich um dieselbe Plattform wie Extended ECM; der Unterschied liegt hauptsächlich in der Produkt- bzw. Marketingbezeichnung.

OpenText Content Management for SAP Solutions beschreibt die zugrunde liegende Technologieplattform bzw. ECM-Suite (xECM).
SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText ist der von SAP verwendete Lösungs- und Vermarktungsname.

SAP Content Management Core by OpenText ist eine cloud-basierte SaaS-Lösung für Content Management von OpenText.
SAP xECM by OpenText ist eine umfassende Enterprise-ECM-Lösung, die nicht ausschließlich als Software-as-a-Service bereitgestellt wird.

Kurz gesagt:

• Core = Cloud-basiertes, leichtgewichtiges Content Management, ideal für schnelle SAP-Integrationen und grundlegende Content- und Records-Funktionen.
• xECM = Enterprise-fähige ECM-Plattform mit sehr tiefer SAP-Integration, Team- und Projektzusammenarbeit, kollaborativen Workflows sowie Lifecycle- und Governance-Funktionen.

OpenText Content Management (Extended ECM) ist eine Plattform für unternehmensweites Content Management, die strukturierte Daten (z. B. SAP-Stammdaten) mit unstrukturierten Inhalten (z. B. PDF-Dokumenten, E-Mails, Office-Dateien) intelligent verknüpft. Die Lösung ermöglicht es, Dokumente zentral zu speichern, gezielt im Prozess zu nutzen und sicher zu archivieren – mit voller Transparenz und Compliance.

OpenText Content Management Funktionen im Überblick:

• Digitale Akten für Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen, Projekte, Kunden etc.
• DMS-Funktionen wie Versionierung, Check-in/out, Schlagwörter, Metadaten, Vorlagen
• Integrierte Workflows für Prüfungen, Freigaben, Fristen und Aufgaben
• Leistungsfähige Suche über Metadaten, Volltext und Systemgrenzen hinweg
• Archivierungslösungen nach gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien
• Mobiler Zugriff & moderne Benutzeroberflächen – auch über SAP Fiori

Anwendungsbeispiele aus der Praxis:

• Vertragsmanagement: Zentrale Ablage, automatische Fristenüberwachung und Freigabeprozesse
• Rechnungs- und Belegarchivierung: GoBD-konforme Ablage & Anbindung an SAP FI/MM
• Technische Dokumentation: Steuerung und Archivierung von CAD-Dateien und Spezifikationen
• Personalakten: DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Mitarbeiterdokumente
• Projektakten: Alle Dokumente eines Projekts gebündelt, versioniert und jederzeit abrufbar

xECM ist vor allem sinnvoll in Bereichen mit starkem Dokumentenaufkommen oder komplexen Compliance‑Anforderungen, z. B. Legal, Einkauf, Vertragsmanagement, Personal, Projekte oder Qualitätssicherung.

xECM lässt sich nahtlos in SAP‑Module integrieren – Inhalte können direkt in SAP‑Transaktionen angezeigt und bearbeitet werden. Zusätzlich unterstützt es SAP Fiori Oberflächen und ArchiveLink. Auch hybride oder cloudbasierte Architekturen lassen sich umsetzen.

Zu den Vorteilen zählen unter anderem: zentrale Ablage aller Inhalte, bessere Auffindbarkeit, durchgehende Workflows, weniger Medienbrüche, gesteigerte Transparenz, automatisierte Versionierung und bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Datenschutz, Archivierung).

Dokumententypen:

• Es werden Office‑Dateien (Word, Excel etc.), PDFs, gescannte Dokumente, Bilder und andere unstrukturierte Formate unterstützt. Auch E‑Mails können Teil der Ablage sein. Dokumente können mit Metadaten, Tags und Klassifizierung versehen werden.

Clients können für den Zugriff auf OpenText xECM:

• Enterprise Connect: Eine nahtlose Windows-Integration mit direktem Zugriff über den Windows Explorer oder Microsoft Office
• Smart View: Webbasierte Oberfläche mit modernem UX-Design, z. B. für Fiori oder Mobilgeräte
• Web Access / xECM UI: Klassische, browserbasierte Oberfläche für Archivierung und Aktenzugriff

Alle Clients unterstützen rollenbasierten Zugriff, Metadatenbearbeitung und Dokumentenvorschau.

Die wichtigsten Serverkomponenten sind:

• OpenText Archive Server: Revisionssichere, skalierbare und performante Langzeitarchivierung für Dokumente, SAP-Daten und E-Mails

• OpenText Directory Services (OTDS): Zentrale Benutzer- und Berechtigungsverwaltung – inkl. Single Sign-On, Active Directory-Anbindung und rollenbasierter Zugriffskontrolle

• Weitere Komponenten wie Content Server, Brava!, Document Pipeline u.a. ermöglichen OCR, Vorschau und Konvertierung.

xECM bietet Features wie revisionssichere Archivierung, Audit Trails, Zugriffssteuerung und Versionierung. Es erfüllt Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder andere branchenspezifische oder länderspezifische Vorschriften. Zudem lassen sich Fristen, Abläufe und Verantwortlichkeiten über Workspaces und Erinnerungsfunktionen abbilden.

• Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenstruktur und erarbeiten individuelle Lösungskonzepte.
• Wir vereinen beides: Unsere Experten beraten zu SAP-Prozessen und OpenText-Technologien

• Einführung und Anpassung von OpenText xECM auf Ihre SAP- oder Nicht-SAP-Systemlandschaft.
• Projektmanagement (Projektleitung, Teilprojektleitung)
• Entwicklung von kundenspezifischen Zusatzlösungen

• Umsetzung rechtskonformer Archivierungslösungen – lokal, hybrid oder in der Cloud.
• Aufbau einer Kubernetes-Umgebung für Container-Handling

• Übernahme bestehender Dokumente aus Altsystemen, Integration mit SAP S/4HANA, Microsoft 365, Salesforce etc.

• Managed Services
• Application Management Services (AMS)