E-Rechnung - wird zur Pflicht!

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das zur Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, wodurch der gesamte Rechnungsprozess automatisiert wird. E-Rechnungen enthalten alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsbedingungen, jedoch in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.

Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen:

1. Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und -bearbeitung.
2. Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Versandkosten.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung minimiert manuelle Eingabefehler.
4. Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
5. Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Nachhaltigkeit bei.

E-Rechnungen sind in vielen Ländern mittlerweile gesetzlich anerkannt und werden in verschiedenen Formaten, wie XML oder PDF, ausgetauscht.

Spätestens seit dem 27. November 2020 sind in Deutschland von Seiten des Gesetzgebers Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene im E-Rechnungsformat XRechnung zu senden. Danach wurden die Regelung auf Länderebene ausgeweitet. Mit dem Wachstumschancengesetz BGBl I 2024 Nr. 108 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland im B2B-Umfeld beschlossen.

Wesentliche Punkte zur E-Rechnung in Deutschland:

• Regelungen und Rahmenbedingungen:

  • Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments bildet die Grundlage für die Einführung der E-Rechnung.
  • Das deutsche E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) ergänzen diese Vorgaben.

• Technische Standards:

  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung sind die beiden in Deutschland anerkannten Standards.
  • XRechnung ist verpflichtend für den öffentlichen Sektor seit November 2020, weil sie den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht.
    
    
• Kanäle:

• • PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen in Europa. Die E-Rechnung ist ein zentrales Element dieses Systems.
  • E-Mail

Die E-Rechnung ist längst kein nationales Thema mehr. Auch in den anderen EU-Staaten gilt die EU-Richtlinie, die hier allerdings mit unterschiedlichen XML-Formaten wie dem italienischen FatturaPA ausgeprägt ist. Weltweit gibt es zudem verschiedenste weitere Standards, die bei der Rechnungsstellung im jeweiligen Land zu beachten sind. Insbesondere für international agierende Firmen wird es so immer schwieriger, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Denn nicht nur die Formate der E-Rechnung sind international abweichend, ebenso verhält es sich auch mit Pflichtangaben auf Rechnungen und Vorgaben bei der Zustellung der Daten. So ist teilweise die Nutzung von Portalen oder die Einbeziehung der Steuerbehörden rechtlich erforderlich. Zusätzlich wird zwischen öffentlichen Rechnungsstellern und -empfängern sowie Privatunternehmen unterschieden. Selbst innerhalb eines Landes ergeben sich so verschiedene Konstellationen, die es zu berücksichtigen und im eigenen ERP-System abzubilden gilt.

Die Nutzung von E-Rechnungen hat weltweit zugenommen, da sie Effizienz, Kosteneinsparungen und eine schnellere Zahlungsabwicklung bieten. Hier sind einige wichtige Aspekte der E-Rechnung im internationalen Kontext:

• Rechtsvorschriften: Jedes Land hat eigene gesetzliche Anforderungen und Vorschriften für E-Rechnungen. Einige Länder, wie Italien und Spanien, haben bereits umfassende Regelungen eingeführt, während andere noch in der Implementierungsphase sind.
• Formate: Es gibt verschiedene Standards für E-Rechnungen, die je nach Region und Branche variieren. Zu den gängigen Formaten gehören UBL (Universal Business Language), EDIFACT und XML. In Deutschland wird häufig das ZUGFeRD-Format verwendet.
• Technologische Infrastruktur: Der Austausch von E-Rechnungen erfordert eine geeignete technologische Infrastruktur. In vielen Ländern gibt es Plattformen und Netzwerke, die den sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen unterstützen.

Insgesamt trägt die internationale Nutzung von E-Rechnungen zur Verbesserung der Effizienz in Geschäftsprozessen bei und fördert die Digitalisierung im globalen Handel. Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich über die spezifischen Anforderungen und Standards in den jeweiligen Ländern informieren, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.

Durch die beschriebene Vielzahl an Herausforderungen im internationalen Geschäftsverkehr fehlt Unternehmen oft das nötige Wissen und der Einstiegspunkt, um ihre internationalen Kunden und Zulieferer rechtskonform und gleichzeitig digital zu bedienen. Diesem Problem begegnet SAP Document and Reporting Compliance (DRC), welches die weltweiten legalen Anforderungen erfüllt. Ob mit SAP ECC oder SAP S/4HANA, SAP DRC hilft Ihnen, die weltweiten gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und andere Business Dokumente zu erfüllen. Innerhalb des SAP ECC oder SAP S/4HANA basiert die Lösung auf dem eDocument Framework für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Neben den Legal Requirements bringt die SAP-Lösung die weiteren Vorteile der E-Rechnung hervor:

• Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse
• Kosten- und Zeiteinsparungen durch Automatisierung der Prozesse und deren Folgeaktivitäten
• Nachhaltigkeit durch weniger Ressourcenverbrauch
• Verbesserte Liquidität und höhere Skontoerträge durch kürzere Durchlaufzeiten
• Höhere Datenqualität: Vermeidung von Medienbrüchen und damit einhergehenden Eingabefehlern
• Erhöhte Transparenz: Document Cockpit zum Monitoren aller Rechnungen zentral in SAP

Mit der Lösung SAP Document and Reporting Compliance können unterschiedlichste E-Rechnungsformate aus SAP ERP und S/4HANA geniert und versendet werden. Die E-Rechnungen können über die Access Points in das PEPPOL-Netzwerk übergeben werden. Eingehende Rechnungen können ebenso mit SAP Document and Reporting Compliance empfangen und z.B. an OpenText Vendor Invoice Management weitergeleitet werden.

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