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E-Rechnung - wird zur Pflicht!

Die E-Rechnung wird zunehmend zur Pflicht in vielen Ländern weltweit. Regierungen führen Gesetze und Vorschriften ein, die Unternehmen dazu verpflichten, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu empfangen. Dieser Trend zur verpflichtenden E-Rechnung ist Teil der Bemühungen, die Effizienz und Transparenz von Rechnungsprozessen zu verbessern und Betrug zu bekämpfen. Unternehmen müssen sich daher auf die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung vorbereiten, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das zur Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, wodurch der gesamte Rechnungsprozess automatisiert wird. E-Rechnungen enthalten alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsbedingungen, jedoch in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.

Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen:

1. Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und -bearbeitung.
2. Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Versandkosten.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung minimiert manuelle Eingabefehler.
4. Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
5. Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Nachhaltigkeit bei.


E-Rechnungen sind in vielen Ländern mittlerweile gesetzlich anerkannt und werden in verschiedenen Formaten, wie XML oder PDF, ausgetauscht.

E-Rechnung - Deutschland

Spätestens seit dem 27. November 2020 sind in Deutschland von Seiten des Gesetzgebers Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene im E-Rechnungsformat XRechnung zu senden. Danach wurden die Regelung auf Länderebene ausgeweitet. Mit dem Wachstumschancengesetz BGBl I 2024 Nr. 108 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland im B2B-Umfeld beschlossen.

Wesentliche Punkte zur E-Rechnung in Deutschland:

  • Regelungen und Rahmenbedingungen:

    • Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments bildet die Grundlage für die Einführung der E-Rechnung.
    • Das deutsche E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) ergänzen diese Vorgaben.
  • Technische Standards:

    • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung sind die beiden in Deutschland anerkannten Standards.
    • XRechnung ist verpflichtend für den öffentlichen Sektor seit November 2020, weil sie den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht.

  • Kanäle:
    • PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen in Europa. Die E-Rechnung ist ein zentrales Element dieses Systems.
    • E-Mail

Was haben Rechnungsempfänger und Rechnungssender in Deutschland zu beachten?

Rechnungsempfänger

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.

Der Rechnungsempfänger muss der Ausstellung einer Rechnung als E-Rechnung nicht zustimmen. Die Zustimmung ist nur für elektronische Rechnungen erforderlich, die entweder nicht den neuen E-Rechnungsvorgaben entsprechen oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Rechnungssender

Die Pflicht zur Rechnungstellung wird für B2B in mehreren Stufen ab Januar 2025 in Deutschland eingeführt. Zu B2G bestehen schon seit 2020 diverse Pflichten zu einen E-Rechnung (XRechnung).

Übersicht der Fristen der E-Rechnung in Deutschland

  2025 2026 2027 2028

Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nicht strukturierten elektronisch Formaten (z.B. PDF)
(diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers)

möglich möglich Nicht möglich Nicht möglich

Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nicht strukturierten elektronisch Formaten (z.B. PDF)
(diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro

möglich möglich möglich Nicht möglich
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers möglich möglich möglich Nicht möglich
E-Rechnung (konform zu EN 16931) möglich möglich möglich möglich

E-Rechnung - International

Die E-Rechnung ist längst kein nationales Thema mehr. Auch in den anderen EU-Staaten gilt die EU-Richtlinie, die hier allerdings mit unterschiedlichen XML-Formaten wie dem italienischen FatturaPA ausgeprägt ist. Weltweit gibt es zudem verschiedenste weitere Standards, die bei der Rechnungsstellung im jeweiligen Land zu beachten sind. Insbesondere für international agierende Firmen wird es so immer schwieriger, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Denn nicht nur die Formate der E-Rechnung sind international abweichend, ebenso verhält es sich auch mit Pflichtangaben auf Rechnungen und Vorgaben bei der Zustellung der Daten. So ist teilweise die Nutzung von Portalen oder die Einbeziehung der Steuerbehörden rechtlich erforderlich. Zusätzlich wird zwischen öffentlichen Rechnungsstellern und -empfängern sowie Privatunternehmen unterschieden. Selbst innerhalb eines Landes ergeben sich so verschiedene Konstellationen, die es zu berücksichtigen und im eigenen ERP-System abzubilden gilt.

Die Nutzung von E-Rechnungen hat weltweit zugenommen, da sie Effizienz, Kosteneinsparungen und eine schnellere Zahlungsabwicklung bieten. Hier sind einige wichtige Aspekte der E-Rechnung im internationalen Kontext:

  • Rechtsvorschriften: Jedes Land hat eigene gesetzliche Anforderungen und Vorschriften für E-Rechnungen. Einige Länder, wie Italien und Spanien, haben bereits umfassende Regelungen eingeführt, während andere noch in der Implementierungsphase sind.
  • Formate: Es gibt verschiedene Standards für E-Rechnungen, die je nach Region und Branche variieren. Zu den gängigen Formaten gehören UBL (Universal Business Language), EDIFACT und XML. In Deutschland wird häufig das ZUGFeRD-Format verwendet.
  • Technologische Infrastruktur: Der Austausch von E-Rechnungen erfordert eine geeignete technologische Infrastruktur. In vielen Ländern gibt es Plattformen und Netzwerke, die den sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen unterstützen.

Insgesamt trägt die internationale Nutzung von E-Rechnungen zur Verbesserung der Effizienz in Geschäftsprozessen bei und fördert die Digitalisierung im globalen Handel. Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich über die spezifischen Anforderungen und Standards in den jeweiligen Ländern informieren, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.

Aus Herausforderungen Chancen schaffen - welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Durch die beschriebene Vielzahl an Herausforderungen im internationalen Geschäftsverkehr fehlt Unternehmen oft das nötige Wissen und der Einstiegspunkt, um ihre internationalen Kunden und Zulieferer rechtskonform und gleichzeitig digital zu bedienen. Diesem Problem begegnet SAP Document and Reporting Compliance (DRC), welches die weltweiten legalen Anforderungen erfüllt. Ob mit SAP ECC oder SAP S/4HANA, SAP DRC hilft Ihnen, die weltweiten gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und andere Business Dokumente zu erfüllen. Innerhalb des SAP ECC oder SAP S/4HANA basiert die Lösung auf dem eDocument Framework für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Neben den Legal Requirements bringt die SAP-Lösung die weiteren Vorteile der E-Rechnung hervor:

  • Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse
  • Kosten- und Zeiteinsparungen durch Automatisierung der Prozesse und deren Folgeaktivitäten
  • Nachhaltigkeit durch weniger Ressourcenverbrauch
  • Verbesserte Liquidität und höhere Skontoerträge durch kürzere Durchlaufzeiten
  • Höhere Datenqualität: Vermeidung von Medienbrüchen und damit einhergehenden Eingabefehlern
  • Erhöhte Transparenz: Document Cockpit zum Monitoren aller Rechnungen zentral in SAP

Mit der Lösung SAP Document and Reporting Compliance können unterschiedlichste E-Rechnungsformate aus SAP ERP und S/4HANA geniert und versendet werden. Die E-Rechnungen können über die Access Points in das PEPPOL-Netzwerk übergeben werden. Eingehende Rechnungen können ebenso mit SAP Document and Reporting Compliance empfangen und z.B. an OpenText Vendor Invoice Management weitergeleitet werden.

Besuchen Sie für weitere Details gerne auf unserer Produktseite zu SAP Document and Reporting Compliance sowie OpenText Vendor Invoice Management.

Unsere Beratungs- und Implementierungsschwerpunkte für E-Rechnungen mit SAP

 

Prozessanalyse für Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Im Rahmen unserer Prozessanalyse prüfen wir Deine bestehenden Abläufe für die Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Gemeinsam identifizieren wir Optimierungspotenziale und automatisieren die Prozesse, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. Gerne beraten wir dich zu SAP Invoice Management und SAP DRC.

Einführung von SAP Invoice Management und SAP DRC

Mit SAP Invoice Management by OpenText (VIM) helfen wir Dir, Deine Rechnungen effizienter zu verwalten, sowohl auf der Eingangs- als auch auf der Ausgangsseite. Ergänzend dazu ermöglicht SAP Document and Reporting Compliance (DRC) die Einhaltung nationaler und internationaler gesetzlicher Vorgaben und den sicheren Austausch von E-Rechnungen.

Alternative: OpenText Active Invoices with Compliance

Wenn Du eine Alternative zu SAP DRC suchst, bietet das OpenText Active Invoices with Compliance eine hervorragende Lösung. Diese Plattform automatisiert Deine Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse und stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Lizenzierung von SAP IM, SAP DRC und OpenText Business Center

Wir beraten und verkaufen auch zu Lizenzen als SAP- und OpenText Partner. Die Lizenzierung der SAP- und OpenText-Lösungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Rechnungsvolumen und den gewünschten Funktionalitäten. Wie erklären sie dir gerne in einem persönlichen Gespräch.

Warum FINK IT Dein idealer Partner für die E-Rechnung ist

FINK IT kombiniert fundiertes Wissen in der Prozessoptimierung und Implementierung von SAP E-Rechnungslösungen mit langjähriger Erfahrung in der Integration von OpenText-Plattformen. Seit 2018.

Wir verstehen die Herausforderungen, die mit der Einführung der E-Rechnung einhergehen, und bieten Dir individuelle Lösungen, die auf Deine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

 

Erfolgsgeschichten und Referenzen

Referenzkunde MBDA Deutschland GmbH

Einführung von SAP Document & Reporting Compliance

Unsere Kunden, die MBDA Deutschland GmbH, haben durch die Einführung von SAP Document & Reporting Compliance die Anforderungen der E-Rechnungspflicht termingerecht erfüllt.

Die Lösung SAP DRC wird für den Empfang und den Versand von Rechnungen im X-Rechnung - Format verwendet.

Gleichzeitig konnten erhebliche Effizienzsteigerungen in ihren Rechnungsprozessen erzielt werden.

Dank der Unterstützung durch Fink IT konnten MBDA Deutschland GmbH die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse optimieren.



„Die Einführung der SAP DRC Cloud Edition bei MBDA Deutschland hat unsere Fähigkeit, globale Compliance-Anforderungen effektiv zu managen, entscheidend verbessert. Mit der Unterstützung von Fink IT konnten wir die Systemmigration ohne Betriebsunterbrechung realisieren, was unsere Rechnungsverarbeitung erheblich beschleunigt hat. Dieser Übergang ermöglicht uns eine bessere Anpassung an sich ändernde regulatorische Landschaften und bietet eine solide Plattform für weiteres Wachstum und technologische Anpassungen.“

Stefan Bleh, Head of ERP/SAP MBDA Deutschland GmbH


Ihr Ansprechpartner für die kostenfreie Erstberatung

Niklas Reisinger

Hallo, mein Name ist Niklas Reisinger, und ich bin Dein Ansprechpartner bei FINK IT für die Analyse und Optimierung von Rechnungsprozessen.

Die E-Rechnung wird weltweit zur Pflicht, und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen. Mit der Einführung von SAP Invoice Management by OpenText (VIM) und SAP Document and Reporting Compliance (DRC) bieten wir Dir maßgeschneiderte Lösungen, die Deinen E-Rechnungsverkehr vollständig digitalisieren und automatisieren. Und natürlich compliant zu werden. B2B und B2G.

Nutze unsere kostenlose Erstberatung und vereinbare direkt einen Termin, um herauszufinden, wie SAP IM, SAP DRC oder das OpenText Active Invoices with Compliance Deine Rechnungsprozesse automatisieren und Dein Unternehmen zukunftssicher machen können.

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