E-Rechnung mit SAP

• Die XRechnung ist eine nationale Ausprägung der EU-Norm EN 16931 (Core Invoice Usage Specification) für elektronische Rechnungen in Deutschland.

• Sie ist ein strukturiertes XML-Format, das speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) vorgeschrieben ist.

• XRechnung definiert Pflichtfelder (z. B. Leitweg-ID, das BT-Feldmodell der Norm) und Validierungen, sodass Behörden die Rechnung automatisch prüfen und weiterverarbeiten können.

• ZUGFeRD ist ein in Deutschland verbreiteter Standard, der XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF kombiniert (PDF + eingebettetes XML).

• Ab Version 2.1 (bzw. in neueren Versionen) enthält ZUGFeRD ein Profil „XRechnung“, so dass eine ZUGFeRD-Datei auch den Anforderungen der XRechnung genügen kann (wenn keine PDF-Darstellung oder als optionaler Bestandteil)

• Das heißt: Eine Rechnung kann sowohl menschenlesbar (PDF) als auch maschinenlesbar (XML) sein und gleichzeitig den formalen Anforderungen der XRechnung entsprechen (sofern korrekt umgesetzt).

Typische Bausteine & Vorgehensweise im SAP-Umfeld:

• Einführung eines E-Rechnungsmoduls, das XML-Schemas, Validierungsregeln und Mapping unterstützt.

• Nutzung von SAP-Technologien wie SAP DRC (Document Compliance) und ggf. SAP Integration Suite zur Transformation und Übermittlung der Rechnungsdaten.

• Verwendung von Add-Ons oder Lösungen von Drittanbietern für das Mapping, die Validierung und den Versand / Empfang.

• Integration in den bestehenden Rechnungsworkflow (Fakturierung, Freigabe, Archivierung).

• Automatische Prüfung auf Konformität gegenüber XRechnung-Schematron-Regeln oder anderen Prüfregeln.

• Anbindung an Übertragungsnetze (z. B. PEPPOL, Plattformen der öffentlichen Verwaltung).

Rechnungsempfänger:

Die neue E-Rechnungspflicht gilt ab 1. Januar 2025 (Empfang/Bereitschaft)

Der Rechnungsempfänger muss der Ausstellung einer Rechnung als E-Rechnung nicht zustimmen. Die Zustimmung ist nur für elektronische Rechnungen erforderlich, die entweder nicht den neuen E-Rechnungsvorgaben entsprechen oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das zur Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, wodurch der gesamte Rechnungsprozess automatisiert wird. E-Rechnungen enthalten alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsbedingungen, jedoch in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.

Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen:

1. Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und -bearbeitung.
2. Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Versandkosten.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung minimiert manuelle Eingabefehler.
4. Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
5. Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Nachhaltigkeit bei.

E-Rechnungen sind in vielen Ländern mittlerweile gesetzlich anerkannt und werden in verschiedenen Formaten, wie XML oder PDF, ausgetauscht.

Spätestens seit dem 27. November 2020 sind in Deutschland von Seiten des Gesetzgebers Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene im E-Rechnungsformat XRechnung zu senden. Danach wurden die Regelung auf Länderebene ausgeweitet. Mit dem Wachstumschancengesetz BGBl. I 2024 Nr. 108 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland im B2B-Umfeld beschlossen.

Wesentliche Punkte zur E-Rechnung in Deutschland:

• Regelungen und Rahmenbedingungen:

  • Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments bildet die Grundlage für die Einführung der E-Rechnung.
  • Das deutsche E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) ergänzen diese Vorgaben.

• Technische Standards:
  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung sind die beiden in Deutschland anerkannten Standards.
  • XRechnung ist seit November 2020 für den öffentlichen Sektor verpflichtend, weil sie den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht.

• Kanäle:

• • PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen in Europa. Die E-Rechnung ist ein zentrales Element dieses Systems.
  • E-Mail

Die E-Rechnung ist längst kein nationales Thema mehr. Auch in den anderen EU-Staaten gilt die EU-Richtlinie, die hier allerdings mit unterschiedlichen XML-Formaten wie dem italienischen FatturaPA ausgeprägt ist. Weltweit gibt es zudem verschiedenste weitere Standards, die bei der Rechnungsstellung im jeweiligen Land zu beachten sind. Insbesondere für international agierende Firmen wird es so immer schwieriger, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Denn nicht nur die Formate der E-Rechnung sind international abweichend, ebenso verhält es sich auch mit Pflichtangaben auf Rechnungen und Vorgaben bei der Zustellung der Daten. So ist teilweise die Nutzung von Portalen oder die Einbeziehung der Steuerbehörden rechtlich erforderlich. Zusätzlich wird zwischen öffentlichen Rechnungsstellern und -empfängern sowie Privatunternehmen unterschieden. Selbst innerhalb eines Landes ergeben sich so verschiedene Konstellationen, die es zu berücksichtigen und im eigenen ERP-System abzubilden gilt.

Die Nutzung von E-Rechnungen hat weltweit zugenommen, da sie Effizienz, Kosteneinsparungen und eine schnellere Zahlungsabwicklung bieten. Hier sind einige wichtige Aspekte der E-Rechnung im internationalen Kontext:

• Rechtsvorschriften: Jedes Land hat eigene gesetzliche Anforderungen und Vorschriften für E-Rechnungen. Einige Länder, wie Italien und Spanien, haben bereits umfassende Regelungen eingeführt, während andere noch in der Implementierungsphase sind.
• Formate: Es gibt verschiedene Standards für E-Rechnungen, die je nach Region und Branche variieren. Zu den gängigen Formaten gehören UBL (Universal Business Language), EDIFACT und XML. In Deutschland wird häufig das ZUGFeRD-Format verwendet.
• Technologische Infrastruktur: Der Austausch von E-Rechnungen erfordert eine geeignete technologische Infrastruktur. In vielen Ländern gibt es Plattformen und Netzwerke, die den sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen unterstützen.

Insgesamt trägt die internationale Nutzung von E-Rechnungen zur Verbesserung der Effizienz in Geschäftsprozessen bei und fördert die Digitalisierung im globalen Handel. Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich über die spezifischen Anforderungen und Standards in den jeweiligen Ländern informieren, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.