ZUGFeRD

ZUGFeRD ist für viele Unternehmen der pragmatischste Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung: Du verschickst weiterhin eine visuell lesbare PDF-Rechnung – und lieferst gleichzeitig strukturierte XML-Daten mit, die Systeme automatisiert verarbeiten können. Genau diese Doppel-Fähigkeit macht ZUGFeRD im B2B-Alltag so beliebt: kompatibel für Menschen, effizient für Maschinen.

Dieser Know-how-Artikel erklärt Dir, was ZUGFeRD ist, wie es funktioniert, welche Profile es gibt, wie Du ZUGFeRD-Rechnungen erstellst und prüfst – und wie die Umsetzung im SAP-Umfeld sauber und skalierbar gelingt. Außerdem bekommst Du eine klare Einordnung zum Unterschied ZUGFeRD vs. XRechnung und warum ZUGFeRD in vielen Organisationen als Brückenformat fungiert.

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Die Frage „Was ist ZUGFeRD?“ kommt meistens dann, wenn Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren wollen, aber gleichzeitig sicherstellen müssen, dass „die Rechnung beim Empfänger auch wirklich ankommt“.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und beschreibt einen hybriden Rechnungsstandard:

• PDF/A-3 (für Menschen lesbar, vertrauter „Beleg-Look“)
• eingebettete XML-Daten (für Maschinen verarbeitbar, automatisierbar)

Das Ergebnis: Eine Datei, zwei Welten. Und genau deshalb ist ZUGFeRD im B2B-Umfeld so verbreitet.

-> Kleiner Hinweis: „Zugpferd“ wird im Alltag oft als Tippfehler genutzt – korrekt ist ZUGFeRD.

Das Prinzip ist simpel – und gerade deshalb so stark:

1. Du erzeugst eine „normale“ Rechnung als PDF
2. Parallel erzeugt Dein System den XML-Datensatz mit den Rechnungsinformationen
3. Das XML wird in die PDF eingebettet (Hybriddokument)

Der Empfänger kann dann:

• die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen (ohne Spezialsoftware)
• oder die XML-Daten automatisiert importieren (z. B. in ERP/FiBu)

ZUGFeRD ist damit ideal, wenn Du Partner mit unterschiedlichem Digitalisierungsgrad hast: vom „PDF-only“-Empfänger bis zur vollautomatischen Verarbeitung.

ZUGFeRD basiert auf der europäischen Norm EN 16931 (semantisches Datenmodell für E-Rechnungen) und wird in Profilen angeboten. Das ist wichtig, weil nicht jedes Profil die gleiche „Reife“ bzw. rechtliche/technische Eignung hat.

In der Praxis relevant:

• BASIC / BASIC WL: eher „Einstiegsprofil“ – oft nicht ausreichend, wenn echte E-Rechnungspflichten (strukturierte Verarbeitung) erfüllt werden müssen.
• EN 16931 (auch Comfort genannt): das „Allround“-Profil für strukturierte E-Rechnungen.
• EXTENDED: für Branchen-/Sonderanforderungen mit zusätzlichen Feldern.
• XRechnung-Profil innerhalb ZUGFeRD (je nach Empfängervorgaben): relevant, wenn Du in Richtung öffentliche Hand/Portale gehst und ein spezifisches Profil erwartet wird.

Praxisregel: Wenn Du ZUGFeRD als „echte E-Rechnung“ nutzen willst, plane in der Regel mit EN 16931 oder EXTENDED – und kläre bei B2G immer das geforderte Profil.

Eine ZUGFeRD-Rechnung „von Hand“ zu bauen ist in der Realität keine gute Idee. Du willst einen Prozess, der wiederholbar, validierbar und auditfest ist.

Typischer Ablauf:

1. Rechnungsbeleg entsteht im ERP (Debitorenrechnung / SD-Fakturierung etc.)
   
   
2. System erzeugt:
   • PDF-Output (Layout, Branding)
   • XML-Datensatz (strukturierte Rechnungsdaten)
     
     
3. Einbettung XML in PDF/A-3
   
   
4. Validierung (Profilregeln, Pflichtfelder, Betragslogik)
   
   
5. Versand über:
   • E-Mail
   • Netzwerk/Plattform
   • Portal (je nach Empfänger)

Wenn Du skalieren willst, brauchst Du zusätzlich:

• Status-/Fehlermonitoring
• Versionierung/Release-Management (weil Profile/Regeln sich weiterentwickeln)
• ein klares Operating Model („Wer macht was, wenn etwas nicht durchgeht?“)

Ein klassischer Use Case:

• Du schickst Deinem Kunden eine Rechnung per E-Mail als PDF.
• Der Kunde öffnet sie wie gewohnt (Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe).
• Gleichzeitig kann das Accounting-System die XML-Daten automatisch auslesen:
  
  -> Rechnungsnummer, Datum, Beträge
  -> Steuersätze
  -> Zahlungsbedingungen
  -> Positionen

Für den Empfänger wirkt es wie „PDF wie immer“ – technisch ist es aber ein riesiger Schritt Richtung Automatisierung.

Wenn Du ZUGFeRD ernsthaft betreibst, ist Prüfen kein Nice-to-have, sondern Pflicht in Deinem Prozess.

Du solltest mindestens prüfen:

• Schema-/Profilkonformität (passt die Struktur zum gewählten Profil?)
• Pflichtfelder (z. B. Zahlungsbedingungen, Steuerinformationen)
• Betragslogik (Summen, Rundungen, Steuerberechnung)
• Empfängeranforderungen (z. B. Referenzen, Bestellnummern, Leitweg-ID bei B2G)

Verarbeitung auf Empfängerseite:

• PDF für Sichtprüfung
• XML für Import/Automatisierung
• optional: Workflow und Dunkelbuchung, wenn Datenqualität stimmt

Eine allgemeine Pflicht „Du musst ZUGFeRD senden“ gibt es typischerweise nicht. Was aber sehr wohl existiert, sind E-Rechnungsanforderungen, die ein strukturiertes Format erwarten.

Wichtig für die Einordnung:

• Ein einfaches PDF gilt in vielen Kontexten nicht als „E-Rechnung“, weil es keine strukturierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
• ZUGFeRD kann diese Lücke schließen – wenn Du ein geeignetes Profil (z. B. EN 16931) nutzt.

Im öffentlichen Umfeld (B2G) gilt häufig: XRechnung ist der Standard, ZUGFeRD kann je nach Profil/Vorgabe unter Umständen akzeptiert werden – das hängt am Empfängerprozess.

Im SAP-Kontext willst Du drei Dinge gleichzeitig erreichen:

• Rechnungsoutput im Corporate Design (PDF)
• strukturierte E-Rechnungsdaten (XML)
• Betriebsfähigkeit (Monitoring, Fehlerhandling, Skalierung)

Je nach Systemlandschaft (ECC, S/4HANA, Cloud) ist die Lösung oft eine Kombination aus SAP-Standard und Compliance-/eDocument-Funktionen plus ggf. Plattform/Partnerkomponenten.

Kurz, aber entscheidend:

• ZUGFeRD = Hybrid (PDF + XML), besonders stark im B2B
• XRechnung = reines XML, besonders relevant/oft gefordert im B2G

In der Praxis:

• Wenn Du viele B2B-Partner hast, die PDFs erwarten, ist ZUGFeRD super.
• Wenn Du an Behörden fakturierst, wirst Du früher oder später XRechnung (oder ein exakt gefordertes Profil) brauchen.

Und jetzt die ehrliche Einordnung: ZUGFeRD ist oft die Brücke, weil es Menschen abholt. Der langfristige Trend in Richtung konsequenter Automatisierung (und Portale/Netzwerke) begünstigt aber reine strukturierte Formate. Das heißt nicht, dass ZUGFeRD „verschwindet“ – aber es wird in vielen Organisationen zum Übergangs- und Koexistenzformat: B2B hybrid, B2G strukturiert.

ZUGFeRD bringt echten Nutzen – nicht als „Format“, sondern als Enabler für Prozessqualität:

• Hohe Akzeptanz bei Geschäftspartnern (PDF bleibt lesbar)
• Automatisierungspotenzial durch XML (Import, Prüfung, Workflows)
• Niedrige Einstiegshürde (kein Viewer-Zwang für Empfänger)
• Weniger Medienbrüche in der Verarbeitung
• Schrittweise Digitalisierung möglich (von Sichtprüfung zu Dunkelverarbeitung)

Gerade für Unternehmen mit heterogenen Partnern ist ZUGFeRD häufig die beste „realistische“ Option.

ZUGFeRD passt besonders gut, wenn Du:

• hauptsächlich B2B abrechnest
• viele Empfänger hast, die heute noch PDF bevorzugen
• deine Prozesse schrittweise digitalisieren willst
• ZUGFeRD als Standardformat in einer Multi-Partner-Landschaft etablieren willst
• aus SAP heraus standardisiert und skalierbar fakturierst

ZUGFeRD ist die wahrscheinlich pragmatischste Antwort auf ein echtes Problem: unterschiedliche Partner-Reifegrade, gewachsene PDF-Prozesse und trotzdem der Wunsch nach Automatisierung. Als Hybridformat verbindet es „Rechnung wie immer“ mit strukturierten Daten – und ermöglicht so die Transformation ohne Big Bang.

Wenn Du das Thema im SAP-Umfeld sauber aufsetzen willst, lohnt sich ein Ansatz, der Technik und Betrieb abdeckt: Profilwahl, Validierung, Monitoring, Versandwege, Archivierung.

Nächster Schritt: Wenn Du ZUGFeRD skalierbar und auditfest einführen willst, starte mit einem kurzen Assessment: Empfängeranforderungen, Profilstrategie, SAP-Prozesskette, Versand-/Plattformoptionen, Archiv.

• SAP DRC als Compliance-Backbone
  https://www.fink-its.de/loesungen/sap-document-and-reporting-compliance.html
  
• Plattform für Versand/Empfang & Skalierung
  https://www.fink-its.de/loesungen/opentext-trading-grid-e-invoicing.html
  
• Kontakt / Erstgespräch
  https://www.fink-its.de/unternehmen/kontaktformular.html