SAP Dokumentenverwaltungssystem

SAP DVS: Effiziente Dokumenten- und Belegverwaltung im SAP-Umfeld

Warum SAP DVS relevant ist

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, große Mengen geschäftsrelevanter Dokumente digital, sicher und gesetzeskonform zu verwalten. Neben gesetzlichen Vorgaben wie etwa der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) oder ähnlichen Compliance-Richtlinien fordern interne Governance-Anforderungen eine nachvollziehbare, revisionssichere Archivierung.

Das SAP DVS stellt dafür eine moderne Plattform bereit, die eine medienbruchfreie Verwaltung von Dokumenten direkt im SAP-System ermöglicht: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails oder digitale Formulare werden direkt mit den relevanten SAP-Belegen verknüpft, revisionssicher abgelegt und jederzeit auffindbar gemacht. Damit wird nicht nur Rechtssicherheit und Transparenz geschaffen, sondern auch eine deutliche Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft: Papierarchive entfallen, Suchzeiten verkürzen sich, und der Zugriff auf wichtige Informationen wird deutlich einfacher. Zudem bildet SAP DVS eine wesentliche Grundlage für die Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse.

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Einsatzbereiche

 

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen: automatische Archivierung und Verknüpfung mit zugehörigen Buchungsbelegen.

  • Zahlungs- und Kontoauszugsbelege, Mahnungen: direkter Zugriff aus SAP FI/CO auf die Originaldokumente.

  • Prüfungssicherheit: Erfüllung der Anforderungen aus GoBD, HGB und internationalen Standards.

  • Bestellungen und Angebote: Archivierung von Dokumenten, die im Einkaufsprozess entstehen.

  • Vertragsunterlagen: Langfristige revisionssichere Ablage von Lieferantenverträgen, abrufbar direkt aus SAP MM.

  • Digitale Personalakten: Mitarbeiterdokumente (Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen) werden sicher archiviert.

  • Revisionssicherheit: Schützt sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff, bleibt aber für berechtigte HR-Mitarbeiter schnell auffindbar.

  • Lieferscheine und Transportpapiere: Dokumente werden mit den jeweiligen SAP-Belegen (z. B. Wareneingang) verknüpft.
  • Qualitätsdokumente: Archivierung von Prüfprotokollen und Zertifikaten, die mit Produktionsaufträgen zusammenhängen.

  • E-Mail-Archivierung: Geschäftlich relevante E-Mails können in ArchiveLink abgelegt und mit den zugehörigen SAP-Vorgängen verknüpft werden.

  • Projektdokumente: Technische Zeichnungen, Spezifikationen oder andere Dateien können direkt einem Projekt oder Auftrag zugeordnet werden.

Wie SAP DVS funktioniert

SAP DVS fungiert als integrativer Bestandteil der SAP-Landschaft und verbindet Geschäftsdaten im SAP-System mit Dokumenten, die in einem Dokumenten- bzw. Archivsystem gespeichert sind.

Technischer Aufbau

  • Ein zentrales Content Repository wird eingerichtet, in dem Dokumente gespeichert werden – dies kann auf einem Dateisystem, in einer Datenbank oder in einem zertifizierten externen Archivsystem erfolgen.

  • Über definierte Schnittstellen (z. B. HTTP/HTTPS, Web Services) wird das Repository mit dem SAP-System verknüpft.

  • Im SAP-System werden Objekte (z. B. Bestellungen, Rechnungen, Personalakten) mit Dokumenten verknüpft – so bleibt jederzeit nachvollziehbar, welches Dokument zu welchem SAP-Beleg gehört.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

Für eine erfolgreiche Einführung und einen stabilen Betrieb von SAP DVS empfehlen sich insbesondere folgende Punkte:

 

1. Architekturauswahl
Entscheiden Sie, ob Sie das SAP-eigene Content Server-Modul nutzen möchten oder auf ein professionelles Archivsystem – insbesondere bei großen Datenmengen und komplexen Zugriffsanforderungen.

 

2. Klar strukturierte Repository-Organisation
Definieren Sie eine nachvollziehbare Struktur (z. B. nach Dokumenttyp, Prozess oder Aufbewahrungsfrist), um das Archiv übersichtlich und skalierbar zu halten.

 

3. Zertifizierung & Kompatibilität sicherstellen
Achten Sie darauf, dass das Archivsystem offiziell mit SAP integriert und zertifiziert ist – nur so ist langfristige Wartbarkeit und Kompatibilität gewährleistet.

 

4. Verknüpfungsprozesse definieren
Legen Sie früh fest, welche Dokumente automatisch archiviert und mit welchen Belegen verknüpft werden. Eine manuelle Ablage birgt höhere Fehler- und Aufwandspotenziale.

 

5. Migration und Tests
Führen Sie umfangreiche Tests in einer gesicherten Umgebung durch, bevor Sie in den Produktivbetrieb gehen. Eine schrittweise Migration und regelmäßige Datensicherungen minimieren Risiken.

Vergleich SAP DVS und SAP ArchiveLink

Merkmal ArchiveLink DVS (Dokumentenverwaltungssystem)
Primäre Funktion Schnittstelle bzw. Verbindung zum externen Archiv/Content-Repository. Es geht vorwiegend darum: „Dokument X liegt extern, wir verlinken es mit SAP Objekt Y“. Eigenständiges Dokumentenverwaltungssystem in SAP: Verwaltung von Dokumenten inklusive Versionierung, Freigabe, Klassifizierung, technischer Unterlagen, CAD-Integration etc.
Dokumenttypen / Einsatzgebiet Fokus meist auf Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Eingangs/Ausgangsdokumente, Drucklisten etc. Meist Dokumente die nach der Ablage nicht mehr verändert werden müssen. Fokus stärker auf technische Dokumente, Zeichnungen, Spezifikationen, komplexe Dokumenten-Workflows, Versionierung – oft im PLM/PM/QM Umfeld. Oft auch für Dokumente, die noch bearbeitet oder versioniert werden.
Objektverknüpfung Meist nur an einem SAP-Objekte z.B. eingehendes Rechnungsdokument an den Buchhaltungsbeleg Flexible Objektverknüpfung an mehrere SAP-Objekte z.B. Beschreibung eines Materials (Materialbeschreibung) an einen Materialbeleg und zugleich an eine Bestellung.
Ablageort Dokumente werden typischerweise in einem externen Archivsystem oder Content-Repository gespeichert; SAP speichert lediglich einen Link/Verweis. Die Dokumente können zwar extern gespeichert sein, aber viele Verwaltungsfunktionen laufen innerhalb von SAP-DVS; Integration in SAP Objektstruktur stärker ausgeprägt.
Versionierung / Freigabe / komplexe Workflows ArchiveLink bietet die Verlinkung und Zugriff, aber nicht umfassende DMS-Funktionalitäten wie komplexe Workflows oder Versionierungsservices. DVS bietet typischerweise Funktionen wie Versionierung, Freigabeprozesse, Klassifizierung und Integration in Produktlebenszyklus-Prozesse.
Zielgruppe / Modul-Integration Breiter Einsatz in FI/CO, MM, SD, HR für Beleg- und Dokumentenarchivierung. Spezieller Einsatzbereich, z. B. im PLM (Produktlebenszyklus), technischen Dokumentenmanagement, Produktentwicklung und Fertigung.
Stärken / Grenzen Stärke: einfache Archivierung & Verlinkung, Datenbankentlastung, Dokumente aus SAP-Prozessen schnell abrufbar. Grenze: weniger Fokus auf komplexe DMS-Funktionen wie Workflow, Rechteverwaltung oder enge Integration externer Dokumenttypen. Stärke: umfangreiche DMS-Funktionalität, tiefe Integration in SAP-Objekte und Prozesse, gut geeignet für technische Dokumente. Grenze: möglicherweise komplexer in Einrichtung, nicht primär auf klassische Beleg-Archivierung optimiert.

Entscheidungs-Kriterien

  • Welche Dokumenttypen sollen verarbeitet und verwaltet werden? (Belege vs. technische Dokumente)

  • Welche Prozesse sind betroffen? (Rechnungsworkflow, Fertigung, Produktentwicklung)

  • Brauchen Sie Versionierung, Freigabe-Workflows, Klassifizierung und enge Integration in SAP Objektstruktur?

  • Wie sieht Ihre Archiv-/Storage-Infrastruktur aus? Gibt es ein Content-Repository, externe Archive, wie ist die Anbindung?

  • Welche Compliance-Anforderungen gelten (GoBD, DSGVO, etc.)? Kann das System diese Anforderungen erfüllen? (ArchiveLink dafür ausgelegt)

  • Welche Budgets / Ressourcen stehen zur Verfügung? Einfachere Lösung vs. umfangreichere DMS Funktionalität.

  • Wie sieht die Zukunftsstrategie aus? (z. B. SAP S/4HANA Migration, Cloud, hybride Umgebungen)

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