Automatisierte Aufbewahrung, Archivierung und Löschung von Dokumenten und Daten. DSGVO- und GoBD-konform, auditfähig und revisionssicher.

Retention Policy: Regelbasierte Aufbewahrung, Löschung & Compliance für Dokumente

Warum Retention Policies heute unverzichtbar sind

Retention Policies legen fest, wie lange Dokumente und Daten aufbewahrt, wann sie gesperrt und wann sie gelöscht oder archiviert werden dürfen. Sie sind ein zentraler Baustein im Informationsmanagement – sei es in SAP (ILM, DMS, ArchiveLink), OpenText Content Server / Content Manager, xECM Workspaces, Records Management oder Compliance-gesteuerten Branchen wie Finance, Public, Pharma und Industrie.

Kurz gesagt: Retention Policies definieren die Spielregeln für Dokumente, verhindern zu frühe Löschungen, zu lange Aufbewahrung oder falsche Archivierung und schaffen Kontrolle, Rechtssicherheit und Transparenz über das gesamte Dokumentenökosystem.

In einer Welt steigender regulatorischer Anforderungen, strenger Datenschutzbestimmungen und komplexer Audits sorgen Retention Policies dafür, dass Unternehmen automatisch, regelbasiert und auditierbar handeln – und Risiken wie DSGVO-Verstöße, GoBD-Fehler oder unkontrolliertes Archivwachstum vermieden werden.

 

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  • Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten und Daten
  • DSGVO-konforme Löschfristen und Sperrfristen (Legal Hold)
  • Einheitliche Regeln für SAP, OpenText, xECM, SharePoint & Archive
  • Automatisierte Archivierung, Disposition und Löschung mit Genehmigungsworkflow
  • Vollständig auditfähige Protokolle für Compliance und Nachvollziehbarkeit
  • Automatisierte Trigger-basierten Fristen (Buchungsdatum, Vertragsende, Workflowfreigabe)
  • Integration mit SAP ILM, ArchiveLink und OpenText Records Management
  • Transparente Simulation und Test der Regeln vor Löschung
  • Basis für S/4HANA-Datenreduktion und Archivbereinigung
  • Harmonisierung von FileShares, Archivsystemen und ECM-Plattformen

Einsatzbereiche

 

Aufbewahrung nach:

  • HGB/AO

  • GoBD

  • steuerrelevanten Pflichten (6–10 Jahre)

Gilt für:

  • Rechnungen

  • Buchungsbelege

  • Zahlungsdokumente

  • Auftragsunterlagen

Retention Policies definieren:

  • Löschung nach DSGVO

  • Bewerbungsunterlagen (6 Monate)

  • Personalaktenregeln

  • Zeitwirtschaftsunterlagen

  • Compliance-abhängige Fristen

Retention Policies steuern:

  • Vertragsarchivierung

  • Aufbewahrungsfristen

  • End-of-Term-Routinen

  • Verlängerungs-/Kündigungsfenster

  • Löschung nach Vertragsende

Für:

  • ISO 9001

  • Auditfähigkeit

  • Maschinenakten

  • technische Zeichnungen

  • Engineering Records

Retention Policies definieren:

  • Fristen pro Dokumenttyp

  • Regeln für ArchiveLink

  • ILM-basierte Archivierung

  • automatische Disposition

Wie eine Retention Policy technisch funktioniert

Retention Policies bestehen aus einem Regelwerk aus:

1. Klassifikation

Dokument/Datensatz wird einem Typ zugeordnet:

  • Vertrag

  • Rechnung

  • Personalakte

  • QS-Dokument

  • SAP DMS Objekt

Diese Klassifikation ist entscheidend für alle Regeln.

2. Trigger-Ereignis

Fristen beginnen, wenn ein Ereignis eintritt, z. B.:

  • Buchungsdatum

  • Belegschließung

  • Vertragsende

  • Austritt Mitarbeiter

  • Workflowfreigabe

  • Prüfdatum

3. Aufbewahrungszeitraum

Beispiel:

  • 10 Jahre für Rechnungen

  • 6 Monate für Bewerbungen

  • Lebensdauer + 10 Jahre für technische Dokus

Dokument darf nicht gelöscht werden, z. B.:

  • Rechtsstreit

  • Compliance-Fall

  • Steuerprüfung

  • behördliche Anordnung

5. Disposition (Löschung)

Nach Ablauf aller Fristen:

  • Löschung (mit Protokoll)

  • Archivierung

  • Überführung in Langzeitspeicher

  • Genehmigungsworkflow

Disposition = kontrollierte, auditfähige finale Löschung.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung einer Retention Policy

Ein professionelles Retention-Policy-Design besteht aus 6 Schritten:

1. Identifikation aller Dokumenttypen

Welche Dokumente entstehen im Unternehmen?

2. Zuordnung gesetzlicher & fachlicher Fristen

Mit Legal, Datenschutz, FICO, HR.

3. Klassifikationsmodell definieren

Damit Regeln eindeutig greifen.

4. Technische Umsetzung

In:

  • SAP ILM

  • OpenText Content Server

  • OpenText Content Manager

  • xECM

  • ArchiveLink

5. Simulation & Test

Jede Retention Policy wird simuliert.
Keine Löschung ohne Test!

6. Monitoring & Reviews

Regelwerke jährlich prüfen, da sich Gesetze ändern.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Löschregeln immer zuerst simulieren – niemals blind löschen.
  • HR + Legal + Datenschutz enger abstimmen.
  • Weniger Regeln, dafür präzise.
  • Retention Policies harmonisieren FileShares, SAP, xECM & SharePoint.
  • ILM + OpenText Records Management ist eine ideale Kombination.
  • Dokumenttypen sauber klassifizieren – sonst greifen Regeln falsch.
  • Regelwerk jährlich aktualisieren.

Kontakt

Wenn du:

  • ein Retention-Policy-Framework brauchst

  • ILM einführen möchtest

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