Strukturierte, regelbasierte Verwaltung von Dokumenten, Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten. Compliance und Governance im OpenText Content Manager.

Records Management: Compliance, Governance und revisionssichere Dokumentenprozesse

Warum Records Management heute unverzichtbar ist

Records Management ist die zentrale Steuerzentrale für die kontrollierte, rechtssichere und regelbasierte Verwaltung geschäftskritischer Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus. In Verbindung mit OpenText Content Manager, SAP-ECM und xECM-Integrationen sorgt es dafür, dass Dokumente korrekt klassifiziert, Aufbewahrungsfristen eingehalten, Löschregeln automatisiert und Legal Holds sauber protokolliert werden – jeder Schritt ist auditfähig und nachvollziehbar.

In Zeiten steigender regulatorischer Anforderungen, wachsender Datenmengen und digitaler Transformation ist Records Management unverzichtbar: Es schafft Transparenz, minimiert rechtliche Risiken und stellt sicher, dass Dokumente jederzeit compliant und revisionssicher verfügbar sind.

 

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  • Rechts- und revisionssichere Verwaltung geschäftskritischer Dokumente
  • Automatisierte Aufbewahrung, Archivierung und Löschung nach Vorgaben
  • Einheitliche Governance über SAP, xECM, OpenText Content Server und Archive Center
  • Auditfähige Dokumentation aller Aktionen und Legal Holds
  • Effizienzsteigerung durch strukturierte Akten, Register und klar definierte Dokumenttypen
  • Automatisierte Retention Policies und Dispositionsprozesse im OpenText Content Manager
  • Legal Hold für Gerichtsverfahren, Sperren und gesicherte Protokolle
  • Integration mit SAP ILM, ArchiveLink und S/4HANA-Migrationen
  • Strukturierte Records für HR, Verträge, Projekte, Lieferanten und Kunden
  • Transparenz und Kontrolle über alle Dokumentenprozesse – jederzeit auditfähig

Einsatzbereiche

 

Für CLM/xECM Contract Workspaces:

  • Versionen

  • Genehmigungen

  • Laufzeiten

  • Fristen

  • Risikobewertungen

  • End-of-Term Disposition

Records Management ist Grundlage jeder Compliance-sicheren Vertragsakte.

DSGVO trifft HR wie kaum einen anderen Bereich.
Records Management steuert:

  • Löschung nach offboarding

  • Register für sensible Dokumente

  • Zugriffskontrollen

  • Aufbewahrung nicht länger als nötig

Records Management sorgt für:

  • 10-jährige Aufbewahrung

  • unveränderbare Archivierung

  • Versionstransparenz

  • Prüfprotokolle

Prüfer lieben gut eingerichtete Records-Strukturen.

Strukturierte QM-Dokumente mit:

  • Versionierung

  • Prüfstatus

  • Gültigkeitskontrolle

  • kontrollierter Archivierung

Records Management steuert:

  • Produktakten

  • Anlagenakten

  • Prüfzertifikate

  • Änderungen

  • Sicherheitsdokumentation

Wie OpenText Records Management technisch funktioniert

1. Klassifikationsmodelle / File Plans

Der Aktenplan bildet:

  • Register

  • Hierarchien

  • Kategorien

  • Dokumenttypen

  • Organizational Units

Die Basis jeder Records-Struktur.

2. Retention Policies

Hier wird festgelegt:

  • wie lange wird welches Dokument aufbewahrt?

  • ab wann beginnt die Frist?

  • wann darf archiviert werden?

  • wann muss gelöscht werden?

Alles regelbasiert und automatisiert.

3. Disposition & Löschprozesse

OpenText steuert:

  • fristgerechte Löschung

  • Genehmigungs-Workflows

  • dokumentierte Entsorgung

  • Ausnahmefälle

Alles transparent und protokolliert.

Bei laufenden Verfahren:

  • wird das Dokument gesperrt

  • darf nicht gelöscht werden

  • ist die Sperre auditierbar

  • ist der Zugriff kontrolliert

5. Audit Trails

OpenText dokumentiert jede Aktion:

  • Ansicht

  • Änderung

  • Version

  • Metadaten

  • Löschfreigaben

  • Archivverlagerung

Diese Protokolle sind unveränderbar – essenziell für Auditoren.

SAP ILM steuert die Regeln.
OpenText setzt sie durch.

Archivmigration?
SAP-Datenreduktion?
S/4HANA-Vorbereitung?

Records Management ist der zentrale Baustein.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Vorgehen

Ein professionelles Setup umfasst:

1. Analyse von Dokumentklassen & rechtlichen Anforderungen

Welche Dokumente gibt es? Welche Fristen gelten? Welche Risiken?

2. Aufbau eines Akten-/Klassifikationsmodells

Register, Kategorien, Dokumenttypen.

3. Definition von Retention Policies

Fristen, Trigger, Löschlogik.

4. Design von Lösch- & Dispositionsprozessen

Genehmigungen, Ausnahmen, Sperren.

6. Integration mit SAP & Archivsystemen

SAP ILM, Archive Center, ArchiveLink.

6. Monitoring & Reporting

KPIs für:

  • Fehlerquote

  • Durchlaufzeiten

  • Freigabequalität

  • Compliance-Level

7. Schulung & Governance

Records Management funktioniert nur mit Ownership.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Klassifikation vor Technik – zuerst Aktenlogik definieren.
  • Weniger Dokumenttypen = stabileres Records Management.
  • DSGVO-Löschfristen nicht zu breit definieren.
  • File Plans jährlich validieren.
  • Legal Hold sauber dokumentieren.
  • Löschsimulationen durchführen.
  • Bei S/4HANA-Projekten: Records Management früh einplanen.

Kontakt

Wenn du:

  • ein Records-Management-System einführen willst

  • Aufbewahrungs- & Löschkonzepte brauchst

  • OpenText Content Manager implementieren willst

  • SAP-ILM & Archivierung harmonisieren möchtest

  • revisionssichere Dokumentenprozesse aufbauen willst

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