Automatisierte, revisionssichere und integrierte dokumentenbasierte Geschäftsprozesse in SAP & OpenText. Weniger Kosten, kürzere Durchlaufzeiten, höhere Qualität. Erfahre, wie Process Automation End-to-End-Prozesse effizient macht.

Process Automation: Dokumentenbasierte Prozesse automatisieren – effizient, transparent & revisionssicher

Warum Process Automation für Unternehmen unverzichtbar ist

Process Automation beschreibt die automatisierte Verarbeitung, Steuerung und Überwachung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen.
Im SAP- und OpenText-Kontext bedeutet das:
Dokumente werden nicht mehr manuell weitergereicht, geprüft, abgelegt oder genehmigt – sondern vollständig durch Workflows orchestriert, die strukturiert, nachvollziehbar und regelbasiert ablaufen.

Process Automation ist zu einem zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden, die:

  • Medienbrüche reduzieren,

  • Durchlaufzeiten verkürzen,

  • Compliance-Risiken minimieren

  • und digitale End-to-End-Prozesse etablieren wollen.

Kurz gesagt:
Process Automation verbindet Dokumente, Daten und Rollen zu einem steuerbaren, transparenten und skalierbaren Geschäftsprozess – ohne manuelle Schleifen.

 

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  • Automatisierte Abläufe ohne manuelle Weitergabe, Prüfung oder Ablage
  • Kürzere Durchlaufzeiten & reduzierte Prozesskosten durch digitale Workflows
  • Transparente, nachvollziehbare und auditfähige Prozessketten
  • Weniger Fehler dank klarer Regeln, Metadaten & automatisierter Entscheidungen
  • Tiefe Integration in SAP, xECM, DMS, ArchiveLink & Workflow-Engines
  • Revisionssichere End-to-End-Prozesse inkl. Audit Trail, Versionierung & Archivierung
  • Skalierbarkeit für hohe Volumen wie Rechnungen, Verträge & Qualitätsdokumente
  • Unterstützung aller gängigen Workflow Engines in SAP & OpenText
  • Automatische Trigger durch Dokumente, Metadaten, SAP-Events oder Workspace-Änderungen
  • Standardisierbare Rollen, Regeln & Eskalationen für stabile, wiederholbare Prozesse

Einsatzbereiche

 

Vollautomatische Ketten:

  • Scannen / E-Mail-Eingang

  • OCR / Extraktion

  • Validierung

  • Kontierung

  • Genehmigung

  • Buchung

  • Archivierung

Die am häufigsten automatisierte Prozessstrecke.

Process Automation übernimmt:

  • Vertragsprüfung

  • Genehmigungsworkflows

  • Risiko-Bewertung

  • Fristenmanagement

  • Revision

  • Ablage & Archivierung

Verträge laufen transparent statt per E-Mail.

z. B.:

  • Bewerbermanagement

  • Versetzungen

  • Schulungsnachweise

  • Onboarding

  • Zeitwirtschaftsbelege

  • Austrittsprozesse

DSGVO-konform, sicher, nachvollziehbar.

Typische Dokumente:

  • Prüfpläne

  • Abweichungsberichte

  • Audits

  • Änderungsanträge

  • Zulassungsunterlagen

Automatisierung schafft Compliance-Sicherheit.

Workflows für:

  • Freigaben technischer Zeichnungen

  • Wartungsanweisungen

  • Prüfberichte

  • Foto- und Video-Dokumentationen

  • Änderungsprozesse (ECM/ECR)

Perfekt für Industrie, Energie, Automotive, Maschinenbau.

Wie Process Automation technisch funktioniert

Process Automation baut auf mehreren Schichten auf:

1. Workflow Engines

z. B.:

  • OpenText Workflow

  • SAP Business Workflow

  • SAP BTP Workflow Management

  • OpenText Process Suite

Diese koordinieren Aufgaben, Rollen und Entscheidungen.

2. Dokumenten-Trigger

Prozesse starten durch:

  • neue Dokumente

  • Statusänderungen

  • Metadaten

  • SAP-Bewegungen

  • Workspace-Ereignisse (xECM)

3. Datenverknüpfung

Automatisierung nutzt:

  • SAP-Objekte (Belege, Material, Equipment, Verträge)

  • xECM-Metadaten

  • ArchiveLink-Verknüpfungen

  • DMS-Attribute

  • ILM-Regeln

Damit ist jeder Prozessschritt fachlich eingebettet.

4. Regeln & Entscheidungslogik

Typisch:

  • Betragsgrenzen

  • Organisationseinheiten

  • Rollen

  • Risiko-Kategorien

  • Dokumenttypen

  • Compliance-Vorgaben

5. Output & Archivierung

Jeder Prozess endet in:

  • revisionssicherer Ablage

  • Versionierung

  • Audit Trail

  • Records Management

  • ILM-Disposition

Alles automatisch.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Eine professionelle Einführung umfasst:

1. Prozessanalyse

Welche Schritte laufen heute? Wo entstehen Medienbrüche?

2. Zielprozess definieren

Welche Aufgaben sollen automatisiert werden?

3. Workflowmodellierung

Entscheidungspunkte, Rollen, Eskalationen.

4. ECM-Anbindung

Dokumente, Metadaten, Workspaces, Archivierung.

5. Test & Simulation

Fehlerfreie Durchläufe sicherstellen.

6. Go-Live & Monitoring

Dashboards, Protokolle, KPIs.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Beginne bei Prozessen mit hoher Last und hohem Fehlerpotenzial.
  • Klare Rollen = stabile Workflows.
  • Metadaten sauber definieren – das ist die Grundlage jeder Automatisierung.
  • Eskalationen automatisieren, aber nicht überkomplex gestalten.
  • xECM-Workspaces konsistent standardisieren.
  • Jede Prozessautomation endet in der Archivierung – immer mitdenken.
  • VIM und Vertragsmanagement bieten die größten Quick Wins.

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  • dokumentenbasierte Prozesse automatisieren möchtest,

  • SAP- und OpenText-Workflows verbinden willst,

  • VIM, CLM oder HR-Prozesse modernisieren willst,

  • oder digitale End-to-End-Prozesse einführen möchtest,

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