Navigation Services in OpenText ECM: Intuitive Navigation, Smart Views, Facettensuche & strukturierte Workspaces für schnelle, sichere und effiziente Dokumentensuche.

Navigation Services – Intelligente Struktur und schnelle Dokumentensuche in OpenText ECM

Warum Navigation Services relevant ist

Navigation Services sind ein zentrales Funktionspaket in OpenText-ECM-Umgebungen.
Sie sorgen dafür, dass Nutzer in riesigen Dokumentbeständen:

  • schnell navigieren,

  • klar strukturierte Inhalte vorfinden,

  • sofort das richtige Dokument finden,

  • kontextbasierte Informationen erhalten,

  • keine Zeit mit Suchen verschwenden.

Gerade in Unternehmen mit mehreren Millionen Dokumenten in:

  • Content Server

  • Extended ECM Workspaces

  • SAP xECM-Integrationen

  • Archivsystemen

  • technischen Dokumentbibliotheken

  • Vertrags- und Personalakten

sind Navigation Services eine der wichtigsten UX- und Governance-Komponenten.

Kurz gesagt:
Navigation Services machen OpenText nicht nur zu einem Archiv – sondern zu einer echten, intuitiven Benutzeroberfläche für komplexe Informationswelten.

 

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  • Schneller Zugriff auf relevante Dokumente: strukturierte Übersichten, kontextbasierte Ordner & geführte Navigation
  • Perfekte UX auch bei Millionen Dokumenten: stabil, logisch & intuitiv
  • Einheitliche Struktur über alle Workspaces: gleiche Ordner, Register, Filter & Metadaten
  • Effizientere Prozesse & geringere Suchkosten durch Smart Views, Facetten & Category Navigation
  • Grundlage für Governance, Compliance & transparente Lifecycle-Prozesse
  • Perfekt für CLM, HR/SuccessFactors, Engineering, Projektmanagement & Qualitätsmanagement
  • Folder Navigation, Breadcrumbs, Category Navigation & Context Tiles für einfache Orientierung
  • Smart Views & dynamische Filter für kontextbasierte Dokumentenlisten
  • Facettensuche & Business Views für große Dokumentbestände
  • Skalierbare Navigation in xECM Workspaces, Content Server, SAP-Integrationen & Archivsystemen

Einsatzbereiche

 

Typische Navigation:

  • Vertragsakte

    • Stammdaten

    • Versionen

    • Anlagen

    • Risikobewertung

    • Genehmigungsunterlagen

    • Kündigungsfristen

Navigation Services ermöglichen:

  • Registerkarten

  • personalisierte HR-Sichten

  • DSGVO-fähige Ansichten

z. B.:

  • Verträge

  • Gehaltsdokumente

  • Entwicklung

  • Abmahnungen

  • Austritt

Große DocMengen → klare Struktur:

  • technische Zeichnungen

  • Prüfberichte

  • Manuals

  • Spezifikationen

  • Versionen & Revisionen

Klassische Struktur:

  • Schriftverkehr

  • Verträge

  • Planung

  • Abnahmen

  • Protokolle

  • Change Requests

  • Lieferantendokumente

Navigation Services strukturieren QM-Dokumente in:

  • Verfahrensanweisungen

  • Arbeitsanweisungen

  • Prüfberichte

  • Auditnachweise

  • SOPs

Wie Navigation Services technisch funktioniert

Navigation Services setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:

1. Folder Navigation / strukturierte Ordnerbäume

Klar definierte Logik:

  • feste Ebenen

  • wiederverwendbare Templates

  • Workspace-spezifische Strukturen

2. Smart Views / dynamische Listen

Dokumentlisten, die sich automatisch filtern nach:

  • Status

  • Versionsnummer

  • Dokumenttyp

  • Metadaten

  • Verantwortlichen

3. Facettensuche

Der Nutzer filtert Dokumente in Echtzeit nach:

  • Kategorie

  • Tag

  • Datum

  • Status

  • Workflowphase

4. Category Navigation

Dokumente können über Kategorien strukturiert angezeigt werden – unabhängig vom Speicherort.

5. Breadcrumb Navigation

Erleichtert Orientierung in tiefen Strukturen.

6. Context Tiles & Business Views

In xECM werden zu SAP-Objekten automatisch Navigationselemente generiert:

  • Lieferant → alle relevanten Dokumente

  • Bestellung → zugehörige Dokumente

  • Equipment → technische Dokumente

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von Navigation Services

Eine professionelle Navigation basiert auf 5 Schritten:

1. Analyse der Dokument- und Prozesslandschaft

Welche Dokumente entstehen wo? Wer nutzt sie?

2. Definition eines Akten- & Navigationsmodells

Verträge ≠ Projekte ≠ Personalakten.
Jede Aktenart braucht ein eigenes Modell.

3. Aufbau der Ordner- und Kategorie-Struktur

Wiederverwendbar über Workspaces hinweg.

4. Definition der Smart Views & Filter

Was sollen Nutzer sehen?
Was nicht?

5. Rollout & Schulung

Navigation ist UX – Schulung entscheidet über Akzeptanz.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Weniger Ordner, mehr Smart Views.
  • Navigation immer rollenbasiert gestalten.
  • Standardstruktur für alle Workspaces definieren.
  • Für große Bestände: Facettensuche aktivieren.
  • Navigation früh in der Governance-Strategie verankern.
  • ILM- & Metadatenregeln immer berücksichtigen.
  • Navigation ist UX – Usability-Tests unbedingt einplanen.

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