SAP ILM regelt Aufbewahrung, Archivierung, Sperre und Löschung von Daten & Dokumenten. Compliance-konform, auditfähig und essenziell für S/4HANA & moderne ECM-Architekturen.

Information Lifecycle Management (ILM): SAP-Standard für Aufbewahrung, Archivierung & Löschung

Warum Information Lifecycle Management relevant ist

Information Lifecycle Management (ILM) ist die SAP-Methodik, mit der Unternehmen alle Daten und Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus regelbasiert, sicher und rechtskonform verwalten.

ILM umfasst dabei vier zentrale Dimensionen:

  1. Retention – Wie lange muss ein Dokument aufbewahrt werden?

  2. Blocking / Sperre – Wann darf ein Dokument nicht gelöscht werden?

  3. Disposition / Löschung – Wann muss gelöscht werden?

  4. Archivierung – Wo werden Daten langfristig gespeichert?

SAP ILM ist damit der „Regelapparat“ für Daten und Dokumente – während Archivsysteme wie OpenText Archive Center die „physische Ablage“ übernehmen.

Kurz gesagt:
ILM sorgt für rechtssichere, kontrollierte Informationshaltung – und ist damit Grundvoraussetzung für Compliance, Governance und jede S/4HANA-Transformation.

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  • Gesetzlich korrekte Aufbewahrung, Sperrung und Löschung
  • Vollautomatisierte DSGVO-Löschprozesse für personenbezogene Daten
  • Massiver Kostenvorteil bei S/4HANA-Migrationen durch Datenreduktion
  • Harmonisiertes Zusammenspiel mit OpenText Archive & Content Server
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit durch Protokolle und Simulationen
  • Steuerung von FI, MM, SD, DMS, HR & Logistikdaten
  • Legal Hold & Sperrlogik bei Rechtsfällen
  • Automatisierte Archivierung via ILM Store oder OpenText Archive
  • Simulation vor Löschung für maximale Sicherheit
  • Ein unverzichtbarer Bestandteil für Compliance und Governance

Einsatzbereiche

 

ILM steuert u. a.:

  • FI-Daten

  • Bewegungsdaten

  • Buchungsbelege

  • Rechnungsunterlagen

  • steuerrelevante Archivdaten

Ohne ILM → nicht auditfähig.
Mit ILM → sauber, konsistent, abgesichert.

ILM verwaltet:

  • personenbezogene SAP HCM Daten

  • Bewerberdaten

  • Zeitwirtschaftsdaten

  • Verträge

  • sensible Dokumente

Mit klaren Löschfristen, Sperren und Protokollen.

ILM steuert:

  • Archivierung

  • Aufbewahrung

  • Archivverlagerung

  • Löschung nach Regeln

Perfekt für technische Dokumente, Bauunterlagen, QM-Dokumentation.

ILM regelt z. B.:

  • Bestellungen

  • Bestätigungen

  • Lieferungen

  • Wareneingänge

  • Materialstammdaten

Logistikdaten unterliegen langen Fristen – ILM verhindert Wildwuchs.

ILM wird genutzt für:

  • Archivmigration

  • Stilllegung alter Systeme

  • Datenfilterung

  • Etablierung eines konsistenten Zielmodells

Wie SAP ILM technisch funktioniert

ILM besteht aus mehreren Schichten – alle greifen ineinander:

1. ILM-Objekte (ILM Objects)

SAP definiert steuerbare Geschäftsobjekte:

  • FI_DOC

  • MM_PUR

  • SD_DOC

  • DMS_DOC

  • HRPA

  • HRMD

  • AR_OBJ (ArchiveLink)
    u. v. m.

Jedes Objekt folgt eigenen Regeln.

2. Retention Management

Definiert:

  • Fristbeginn (Trigger)

  • Fristende

  • Ausnahmen

  • Archivierungswege

  • Berechtigungen

Regeln sind hier zentral gepflegt.

3. „Blocking“ – die Löschsperre

Wenn ein Rechtsfall besteht oder Daten nicht gelöscht werden dürfen:

  • Legal Hold wird gesetzt

  • Daten werden blockiert

  • Löschprogramme brechen sauber ab

  • Protokolle werden geschrieben

4. Regelbasierte Löschung

Löschläufe:

  • arbeiten mit Selektionsregeln

  • löschen nur, was erlaubt ist

  • protokollieren jeden Vorgang

  • können jederzeit simuliert werden

Das macht Löschung sicher.

5. Integration mit Archivsystemen

SAP ILM nutzt:

  • SAP ILM Store

  • ArchiveLink

  • OpenText Archive Center

Dokumente wandern technisch sauber aus SAP heraus – ohne Risiko.

6. Simulation vor Löschung

Bevor ILM löscht, kann jedes Szenario simuliert werden:

  • Welche Daten wären betroffen?

  • Welche Abhängigkeiten bestehen?

  • Welche Sperren greifen?

Damit wird Löschung „prüfbar“, ohne dass etwas passiert.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung & Projektvorgehen

Eine professionelle ILM-Einführung umfasst:

1. Datenklassifikation

Welche Daten sind personenbezogen? steuerrelevant? geschäftskritisch?

2. Fachliches Regelwerk erarbeiten

Gemeinsam mit HR, Finance, Legal, Datenschutz.

3. Technisches ILM-Design

Definition:

  • ILM-Objekte

  • Fristen

  • Sperrlogik

  • Archivpfade

4. Integration mit Archivsystemen

OpenText Archive Center oder SAP ILM Store anbinden.

5. Tests & Simulationen

Mehrfach – keine Löschung ohne Simulation.

6. Go-live & Betrieb

Regelmäßige Reports, Dashboarding, Überwachung.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Beginne ILM vor der S/4HANA-Migration – nicht danach.
  • Weniger Regeln = stabiler Betrieb.
  • Legal, Datenschutz und Fachbereiche früh einbinden.
  • Löschsimulationen sind Pflicht.
  • Archivmigrationsprojekte immer mit ILM kombinieren.
  • ILM + OpenText = ideal für Enterprise Governance.
  • Regelwerke jährlich aktualisieren (Gesetze ändern sich!).

Kontakt

Wenn du:

  • ILM einführen möchtest

  • DSGVO-Löschung automatisieren willst

  • SAP-Daten sauber für S/4HANA vorbereiten musst

  • Archivsysteme anbinden oder ablösen willst

  • ein rechtssicheres Löschkonzept benötigst

dann begleiten wir dich fachlich, technisch und strategisch – von der Analyse bis zum produktiven Betrieb.

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