Regulatorische Steuerung von Dokumenten mit OpenText: Aufbewahrung, Löschung, Audit Trails, Policies & Compliance – zentral, sicher und automatisiert.

Governance: Regelkonforme Steuerung von Dokumenten, Aufbewahrung & Löschung

Warum Governance im Dokumentenmanagement relevant ist

Governance im Kontext von Dokumentenmanagement bedeutet:
Regeln, Verantwortlichkeiten und technische Mechanismen, die sicherstellen, dass Dokumente korrekt erstellt, klassifiziert, gespeichert, versioniert, aufbewahrt und gelöscht werden.

Im OpenText-Universum ist Governance kein Add-on, sondern die Grundarchitektur – ein Zusammenspiel aus:

  • Content Server / OpenText Content Manager

  • xECM Workspaces

  • Records Management

  • Retention & Disposition Policies

  • ILM-/Archivierungsregeln

  • Audit Trails & Protokolle

Kurz gesagt:
Governance ist die Leitplanke, die verhindert, dass Dokumentenchaos entsteht – und sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit rechtskonform arbeiten.

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  • Automatische Umsetzung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • Einheitliche Richtlinien für Benennung, Klassifikation & Ablage
  • Vollständige, manipulationssichere Audit Trails
  • Steuerbare Lösch- & Dispositionsprozesse inkl. Legal Hold
  • Zentrale Governance über alle OpenText- & SAP-Systeme
  • Tief integriert in Content Server, xECM & Records Management
  • Klare Rollen, Berechtigungen & Prüfschritte
  • Automatisierte Retention- & Disposition-Policies
  • Governance-ready Workspaces für Verträge, HR, Projekte
  • Einheitliche Regeln für Archiv, SAP DMS & SuccessFactors

Einsatzbereiche

 

Alle relevanten Dokumente benötigen:

  • definierte Aufbewahrung

  • fälschungssichere Protokolle

  • saubere Ablagen

  • klare Löschregeln

VIM, DRC, FI-Belege, Ausgangsrechnungen – Governance ist Pflicht.

Für CLM/xECM Contract Workspaces:

  • Vertragsversionen

  • Genehmigungswege

  • Risikobewertungen

  • End-of-Term-Policies

  • automatische Archivierung

Ohne Governance ist Vertragsmanagement nicht auditfähig.

Aufbewahrung, DSGVO und sensible Daten treffen hier direkt aufeinander:

  • Berechtigungszonen

  • Löschfristen

  • Bewerberdatenvernichtung

  • Protokollierung jedes Zugriffs

Governance = Datenschutz-Schutzschild.

ISO 9001 erwartet:

  • kontrollierte Dokumentlenkung

  • nachvollziehbare Versionen

  • Rollen für Freigaben

  • Prüfzyklen

  • strukturierte Dokumentation

OpenText liefert das out-of-the-box.

Für Maschinen- und Wartungsdokumente gelten oft:

  • regulatorische Fristen

  • Life-of-Asset-Regeln

  • Änderungskontrolle

  • Engineering-Standards

Auch hier wird Governance automatisch durchgesetzt.

Wie Governance funktioniert

OpenText implementiert Governance über mehrere Schichten:

1. Classification & Categories

Dokumente werden klassifiziert nach:

  • Dokumenttyp

  • Prozess

  • Geschäftsvorfall

  • Risiko

  • Informationsklasse

Darauf bauen alle weiteren Regeln auf.

2. Retention & Disposition Policies

Steuern den gesamten Dokumentenlebenszyklus:

  • Aufbewahren

  • Sperren

  • Verschieben

  • Archivieren

  • Löschen

Jeder Schritt auditfähig und nachvollziehbar.

3. Records Management Integration

OpenText Content Manager (Records Management) bietet:

  • Aktenpläne

  • Registraturen

  • Record-Kennzeichnungen

  • Genehmigungsprozesse

  • Legal Hold

Damit wird Governance auf Unternehmensebene verankert.

4. Audit Trails

Protokolliert werden:

  • Änderungen

  • Downloads

  • Ansichten

  • Workflow-Events

  • Metadatenänderungen

  • Berechtigungsänderungen

Perfekt für Audits und interne Revision.

5. Policy-Automation in xECM Workspaces

Workspaces erben Governance-Regeln automatisch:

  • Vertragsakten

  • Personalakten

  • Lieferantenakten

  • Projektakten

  • Kundenakten

Keine manuelle Pflege notwendig – alles regelbasiert.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von Governance

Die Einführung von Governance folgt einem bewährten 5-Schritte-Vorgehen:

1. Klassifikationsmodell definieren

Welche Dokumenttypen gibt es? Welche Geschäftskontexte?

2. Aufbewahrungs- & Löschregeln festlegen

Mit Legal, Datenschutz, Revision & Fachbereichen.

3. Rollen & Verantwortlichkeiten definieren

Wer darf was sehen, löschen, genehmigen?

4. Abbildung im Content Server & xECM

Policies konfigurieren, Kategorien zuordnen, Workspaces verlinken.

5. Monitoring & regelmäßige Reviews

Governance ist lebendig – kein „one and done“.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Governance früh definieren – nicht nach dem Go-live.
  • Weniger Regeln, dafür klare Regeln.
  • DSGVO-Löschfristen immer automatisieren.
  • Records Management harmonisiert ganze Organisationen.
  • Legal Hold nicht vergessen – besonders wichtig bei Streitfällen.
  • Governance wirkt nur, wenn Fachbereiche eingebunden werden.
  • Schulungen für Administratoren und Key User sind Pflicht.

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Wenn du:

  • eine professionelle Governance-Struktur einführen

  • Retention-/Löschkonzepte erstellen

  • OpenText Content Manager einführen

  • xECM-Workspaces governancefähig machen

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