Strukturierte Ordnerlogik für konsistente & regelkonforme Dokumentenablagen
Warum eine strukturierte Ordnerlogik (Folder Structure) relevant istEine Folder Structure (Ordnerstruktur) ist das organisatorische Grundgerüst jeder Dokumentenablage – egal ob in:
Sie definiert, wie Dokumente logisch abgelegt, gefunden und gesteuert werden. Kurz gesagt:
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- Intuitive Orientierung & schnelleres Auffinden
- Einheitliche Ablagelogik statt individueller Ordner-Chaos
- Basis für Freigaben, Versionierung & Governance
- Automatische Ablage in SAP DMS, xECM & Workflows
- Verbesserte Auditierbarkeit & Compliance-Sicherheit
- Optimiert für SAP DMS, Content Server & xECM
- Wiederverwendbare Akten- & Workspace-Templates
- Transparente Rollen, Rechte & ILM-Regeln
- Klare Ordnerlogik für HR-, Projekt- & Vertragsakten
- Kombinierbar mit Metadaten für perfekte Suchbarkeit
Einsatzbereiche
Folder Structures definieren:
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Dokumentinfotyp-Ordner
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Versionsbereiche
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Objektverknüpfungen
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Kategorielogik
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Ablagepfade im Repository
Typischer Einsatz:
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Geschäftsbereiche
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Projekte
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Lieferanten- und Kundenakten
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Personalakten
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Vertragsakten
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technische Dokumentation
Mit frei definierbaren Levels und Metadaten.
Jeder Workspace nutzt eine zentrale Folder Structure, z. B.:
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00 – Stammdaten
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10 – Schriftverkehr
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20 – Verträge
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30 – Prüfberichte
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40 – Genehmigungen
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50 – Anlagen/Anhänge
Diese Struktur ist wiederverwendbar und einheitlich.
Akte → Register → Dokumenttyp, z. B.:
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Vertrag
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Personaldaten
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Organisation
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Entwicklung
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Disziplinarisches
-
Austritt
Ordner für:
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Pläne
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Protokolle
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Abnahmen
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Dokumentation
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Pläne/Revisionen
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Verträge
-
Eskalationen
Wie die Folder Structure funktioniert
Eine Folder Structure ist mehr als eine Ordnerliste.
Sie ist ein Regelwerk bestehend aus:
1. Struktur
Hierarchische Ordnung, z. B.:
- 00_Stammdaten
- 10_Korrespondenz
- 20_Verträge
- 30_Dokumentation
- 40_Prüfungen
- 50_Archiv
2. Metadaten
Jeder Ordner enthält:
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Dokumenttypen
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Klassifizierung
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Zugriffsrechte
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Serienattribute
-
ILM-Regeln
Die Struktur definiert was wohin gehört.
3. Rechte & Rollen
Folder Structures legen fest:
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wer lesen darf
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wer schreiben darf
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wer genehmigen darf
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wer archivieren darf
„Ordner = Sicherheitszone“.
4. Lifecycle-Regeln
Pro Ebene definierbar:
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wie lange wird archiviert?
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wann wird gelöscht?
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wer darf löschen?
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wann beginnt die Aufbewahrung?
5. Automation
Durch saubere Struktur können Systeme:
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Dokumente automatisch einsortieren
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Workflows starten
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Regeln anwenden
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Versionen steuern
-
SAP-Daten automatisch zuordnen
How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung einer Folder Structure
Eine hochwertige Folder Structure entsteht in fünf Schritten:
1. Analyse der Fachprozesse
Wie arbeitet das Team? Welche Dokumente entstehen wo?
2. Definition der Register & Ebenen
Nicht 200 Ordner – sondern die richtigen 8–12.
3. Zuordnung der Dokumenttypen
Welche Dokumente gehören in welches Register?
4. Governance & ILM-Regeln
Aufbewahrung, Löschung, Rollen, Archivierung.
5. Rollout in Templates
Für:
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Workspaces
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Akten
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Projekte
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DMS-Strukturen
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ArchiveLink
-
Content Server
Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices
- Weniger Ordner = mehr Klarheit.
- Dokumenttypen bestimmen die Struktur – nicht andersherum.
- Jede Abteilung sollte maximal eine Hauptstruktur haben.
- „Freestyle-Ordner“ immer vermeiden – sonst wächst Chaos.
- Struktur + Metadaten kombiniert = perfekte Suchbarkeit.
- ILM-/DSGVO-Regeln direkt in der Struktur verankern.
- Bei xECM: Workspace-Templates sorgfältig standardisieren.
Kontakt
Wenn du:
-
eine professionelle Ordnerstruktur entwickeln
-
DMS-/ECM-Strukturen harmonisieren
-
SAP DMS oder xECM einführen
-
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-
ILM-/Löschkonzepte implementieren
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