Sichere Langzeitarchivierung von SAP-Dokumenten über ArchiveLink oder ECM-Connectoren. Revisionssicher, manipulationsgeschützt, Cloud- & On-Prem-Lösungen.

Externe Archivsysteme für SAP – revisionssichere Dokumentenablage

Warum externe Archivsysteme relevant ist

Ein External Archive bezeichnet jedes externe Archivsystem, das nicht Teil des SAP-Standards ist, aber über definierte Schnittstellen (meist SAP ArchiveLink oder ECM-Connectoren) an SAP angebunden wird.

Typische Beispiele:

  • OpenText Archive Center

  • IBM FileNet

  • EASY Archive

  • Alfresco Archive

  • S3-/Object-Storage-basierte Archive

  • zertifizierte Cloud-Archive

  • WORM-fähige Speichersysteme

Für Unternehmen ist das relevant, weil SAP selbst kein Langzeitarchiv liefert, sondern nur die Schnittstelle.
Die tatsächliche Speicherung übernimmt das External Archive.

Kurz gesagt:
External Archives sind der rechts- und revisionssichere Langzeitspeicher für alle SAP-Dokumente.

 

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  • Revisionssichere Langzeitablage für Rechnungen, Verträge, HR- & technische Dokumente
  • Entlastung der SAP-Datenbank: bessere Performance & geringere HANA-Kosten
  • Fälschungssicher durch WORM, Hashwerte, Zeitstempel & Audit Trails
  • Nahtlose SAP-Integration via ArchiveLink oder ECM-Connectoren
  • Skalierbare & zukunftssichere Archivarchitektur inkl. Cloud & Multi-Region
  • Prozessintegrierte Ablage für FI/CO, MM, SD, EAM, HCM & S/4HANA
  • Unterstützung von ILM & Records Management für Aufbewahrung & Löschung
  • Cloud- & On-Prem-Lösungen: Archive Center, FileNet, Alfresco, S3, WORM
  • Auditfähige Ablage mit vollständigem Protokoll & Manipulationsschutz
  • Flexible Speicherstrategie: Standard, Cold, Deep Archive, Multi-Region

Einsatzbereiche

 

Archiviert werden:

  • Eingangsrechnungen (VIM / DRC)

  • Ausgangsrechnungen

  • Buchungsbelege

  • USt-relevante Dokumente

Mit vollständigem Audit Trail.

Typisch:

  • Bestellungen

  • Lieferscheine

  • Spezifikationen

  • Zertifikate

  • Nachweise

Alles sauber abgelegt und mit SAP dokumentiert.

Für HCM & SuccessFactors:

  • Arbeitsverträge

  • Zusatzvereinbarungen

  • Personalunterlagen

  • sensible Dokumente

Mit DSGVO-konformen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

z. B.:

  • Prüfberichte

  • Wartungsdokumente

  • Fotos & Anlagenunterlagen

über EAM und ArchiveLink archiviert.

z. B. im Bauwesen, Anlagenbau, Energie:

  • Abnahmen

  • Protokolle

  • Genehmigungen

  • technische Zeichnungen

Wie External Archives funktionieren

External Archives arbeiten über bewährte Standardmechanismen:

Die klassische, zuverlässige Integration:

  • Speichern

  • Anzeigen

  • Löschen

  • Verknüpfen

SAP weiß, welches Dokument archiviert wurde – das External Archive speichert wie und wo.

2. HTTP Content Repositories (KPro)

Für:

  • Versionen

  • Originaldateien

  • Metadaten

  • Renditions

Geeignet für DMS- & technische Dokumentationsprozesse.

3. ECM-Connectoren (OpenText, etc.)

Für:

  • xECM-Workspaces

  • strukturierte Ablagen

  • Metadaten-Synchronisation

  • ILM & Records Management

4. ILM & Records Management

External Archives können Aufbewahrung & Löschung steuern:

  • 10 Jahre GoBD

  • 30 Jahre Behördenakten

  • DSGVO-Löschung nach Austritt

  • Sperrfristen

  • Vernichtungsfristen

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von External Archives

Eine typische Implementierung umfasst:

1. Analyse der Dokumentflüsse

Welche Dokumente entstehen wo? Welche sind gesetzlich relevant?

2. Entscheidung: Cloud, On-Prem oder Hybrid

Je nach Sicherheitsanforderung & Organisation.

3. Definition des Repository-Modells

Welche Typen? Welche Speicherklassen? Welche Regeln?

4. ArchiveLink-/KPro-Konfiguration

OAC0, OAC2, OAC3, CSADMIN, Repository-Zuordnung.

5. ILM-/Retention-Regeln festlegen

Aufbewahrung, Löschfristen, Sperren.

6. Performance- & Storage-Strategie

Speicherklassen, Growth-Modell, Backup-Strategie.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Revisionspflichtige Dokumente niemals in SharePoint oder Fileshares liegen lassen.
  • Immer früh definieren: „Was geht ins Archiv? Was bleibt aktiv?“
  • SAP-Datenbank entlasten → direkt messbare Kosteneinsparung.
  • ILM-Regeln zusammen mit Datenschutz & Revision definieren.
  • ArchiveLink-Integrationen klein starten – später skalieren.
  • Cloud-Archive bieten enorme Kostenvorteile (Cold Storage).

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Wenn du:

  • ein Archivsystem einführen

  • ArchiveLink einrichten

  • S/4HANA Datenarchivierung planen

  • Dokumente in ein modernes External Archive migrieren

  • xECM & Archivierung verbinden

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