OpenText Extended ECM for SuccessFactors erweitert SAP SuccessFactors um eine revisionssichere digitale Personalakte, automatisierte Dokumentenablage, DSGVO-konforme Aufbewahrung und integrierte HR-Workflows. Die perfekte Lösung für moderne, effiziente und auditfähige HR-Prozesse.

Extended ECM for SuccessFactors – Die integrierte digitale Personalakte für moderne HR-Prozesse

Warum Extended ECM for SuccessFactors relevant ist

HR-Abteilungen stehen unter massivem Druck:
Mehr Daten, strengere Compliance, neue Arbeitsmodelle, steigende Transparenzanforderungen – und gleichzeitig soll HR effizienter, digitaler und serviceorientierter werden.

SuccessFactors liefert dafür starke HR-Prozesse.
ABER: SuccessFactors allein ist kein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem.

Es fehlen:

  • strukturierte Personalakten

  • sichere Dokumentenverwaltung

  • revisionssichere Ablagen

  • Audit Trails

  • Aufbewahrungsrichtlinien

  • Fristensteuerung

  • Verwaltung sensibler Dokumenttypen

  • DSGVO-konforme Löschkonzepte

Genau hier kommt OpenText Extended ECM for SuccessFactors ins Spiel.

Es erweitert SuccessFactors um ein vollwertiges, revisionssicheres und hochintegriertes Dokumentenmanagement – vollständig eingebettet in die HR-Prozesse.

Kurz gesagt:
Extended ECM macht SuccessFactors erst wirklich komplett.

 

Jetzt Kontakt aufnehmen!

  • Digitale Personalakte: vollständig, strukturiert & sicher
  • Volle Integration in SuccessFactors: Employee Central, Recruiting, Onboarding, Performance & Compensation
  • Automatische Dokumentenablage aus HR-Prozessen wie Verträge, Nachweise & Schulungen
  • HR-Workflows transparent & steuerbar: Prüfungen, Freigaben, Offboarding, Nachweiserinnerungen
  • Datenschutz & DSGVO: Rollenbasierte Workspaces, Schutzstufen & Protokollierung
  • Revisionssicherheit & Audit Trails für alle HR-Dokumente
  • Vollständige Versionierung & Aufbewahrungslogik über ILM
  • Synchronisierte Metadaten aus SuccessFactors für konsistente Akten
  • Compliance-konforme Lösch- & Sperrfristen automatisch gesteuert
  • Skalierbare, integrierte Architektur: SuccessFactors UI + OpenText Content Server Backend

Einsatzbereiche

 

Die digitale Akte zeigt:

  • Stammdaten

  • Vertragsunterlagen

  • Performance-Dokumente

  • Schulungen

  • organisatorische Änderungen

und verbindet alles mit den zugehörigen SAP-HR-Prozessen.

Dokumente wie:

  • Bewerbungsunterlagen

  • Gesprächsnotizen

  • Verträge

  • Nachweise

werden strukturiert übernommen – inklusive DSGVO-Löschfristen.

xECM verwaltet:

  • Zertifikate

  • Teilnahmebestätigungen

  • Schulungsnachweise

  • Entwicklungsunterlagen

automatisch verknüpft mit dem Employee Profile.

xECM speichert:

  • Zielvereinbarungen

  • Beurteilungen

  • Protokolle

  • Bonusdokumente

  • Feedback-Unterlagen

vollständig versioniert und geschützt.

Bei Austritt:

  • Löschfristen starten automatisch

  • Akten werden archiviert

  • Zugriffe werden entzogen

  • Dokumente werden gesperrt

  • ILM-Regeln greifen

Das minimiert Haftungsrisiken.

Wie Extended ECM for SuccessFactors funktioniert

Extended ECM for SuccessFactors basiert auf vier technischen Säulen:

1. Content Server – das festungsartige Backend

Er speichert:

  • alle HR-Dokumente

  • Versionen

  • Workflow-Daten

  • Audit Trails

  • Klassifizierungen

  • Archivdaten

und garantiert Revisionssicherheit & Integrität.

2. Business Workspaces – digitale HR-Dossiers

Jede Personalakte ist ein Workspace mit:

  • klaren Registern

  • Dokumenten

  • Fristen

  • Rollen

  • Aufbewahrungsregeln

  • Beziehungen (Manager, Mitarbeiter, HR)

3. Synchronisation mit SF-Objekten

Metadaten werden automatisch synchronisiert:

  • Mitarbeiter-ID

  • Position

  • Organisationseinheit

  • Rolle

  • Zeitpunkte

  • Status

So bleibt alles sauber und konsistent.

4. Integration in SuccessFactors UI

Das xECM-Modul erscheint:

  • im Employee File

  • in Onboarding/Offboarding-Prozessen

  • in Transaktionen

  • als Reiter in den HR-Flows

Mitarbeiter:innen arbeiten in einem System.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von Extended ECM for SuccessFactors

Ein typisches Projekt umfasst:

1. Definition der Aktenstruktur

Register, Dokumenttypen, Schutzklassen.

2. Metadatenmodell

Standardisieren, minimieren, sauber definieren.

3. Workspace-Template

Aufbau der digitalen Personalakte.

4. Mapping & Integration SuccessFactors

Zuweisung von EC-Feldern zu xECM-Metadaten.

5. Compliance-Regeln & ILM

Aufbewahrungsfristen, DSGVO-Löschung, Sperrfristen.

6. Rollen- & Berechtigungskonzept

Strikte Trennung von HR, Führungskräften, und sensiblen Bereichen.

7. Rollout & Schulung

Einfach, intuitiv, regelbasiert.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Weniger Register → bessere Übersicht.
  • Manager nur das sehen lassen, was sie wirklich brauchen.
  • DSGVO-Löschkonzept früh definieren – nicht im Nachhinein.
  • Dokumenttypen lieber schlank starten.
  • Onboarding und Offboarding immer direkt in Workflows integrieren.
  • ILM + xECM = Compliance ohne Mehraufwand.

Kontakt

Wenn du:

  • eine digitale Personalakte einführen

  • xECM in SuccessFactors integrieren

  • HR-Prozesse vereinheitlichen

  • Compliance & DSGVO sicherstellen

  • Onboarding/Offboarding digitalisieren

möchtest, begleiten wir dich – von der Konzeption bis zum Live-Betrieb.

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