OpenText Extended ECM for SharePoint verbindet SharePoint, SAP und revisionssichere ECM-Governance. Versionierung, Audit Trails, Workspaces, Lifecycle-Management & Compliance – direkt in der Microsoft-365-Oberfläche.

Extended ECM for SharePoint – ECM-Governance, SAP-Integration & Compliance direkt in Microsoft 365

Warum Extended ECM for SharePoint relevant ist

SharePoint ist in vielen Unternehmen das zentrale Collaboration- und Intranet-Tool. Teams arbeiten dort täglich an Dokumenten, Projekten und Informationen.
Aber: SharePoint allein ist kein ECM, kein Archiv, keine revisionssichere Plattform – und vor allem keine Lösung für komplexe, prozessintegrierte Dokumentverwaltung.

Genau hier setzt OpenText Extended ECM for SharePoint an.

Die Lösung verbindet:

  • SharePoint als moderne Arbeitsoberfläche

  • OpenText Content Server als revisionssicheres Backend

  • SAP-Prozesse (optional)

  • Geschäftsdaten & Dokumentprüfung

  • Lifecycle-, Governance-, Compliance-Logiken

und schafft ein einheitliches, steuerbares System für Dokumente, Projekte und Prozesse — quer durch die Microsoft- & SAP-Welt.

Kurz gesagt:
Extended ECM for SharePoint macht aus SharePoint ein vollwertiges, auditfähiges und prozessführendes Enterprise-Content-Management-System.

 

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  • SharePoint bleibt moderne Oberfläche – OpenText liefert Governance & Revisionssicherheit
  • Business Workspaces ordnen Inhalte automatisch Projekten, SAP-Belegen & Vorgängen zu
  • SAP-Integration ohne Medienbruch: Metadaten, Workflows & Kontext direkt in SharePoint
  • Vollständige Versionierung, Audit Trails & Records-Management für SharePoint-Inhalte
  • Einheitlicher Dokumenten-Lifecycle: Erstellung, Nutzung, Archivierung & Löschung
  • Compliance: ILM, Aufbewahrungsfristen, DSGVO-Löschung & nicht manipulierbare Protokolle
  • SharePoint Connector: Dokument- & Metadatensynchronisation mit Content Server
  • Perfekt für Projektarbeit, Engineering, HR, Einkauf & Vertragsunterlagen
  • Synchronisierte Metadaten aus SAP, CRM & SharePoint
  • Skalierbare Architektur: Microsoft 365 UI + starkes ECM-Backend von OpenText

Einsatzbereiche

 

Dokumente entstehen im Team – Governance übernimmt OpenText:

  • Protokolle

  • Pläne

  • technische Dokumente

  • Angebote

  • Projektberichte

  • Wissensdokumente

Alle automatisch im richtigen OpenText-Workspace.

Vertragsentwürfe entstehen oft in Word / SharePoint.
In xECM werden sie:

  • versioniert

  • genehmigt

  • signiert

  • archiviert

  • fristüberwacht

inklusive SAP-Bezug (Lieferant/Kunde/Materialgruppe).

  • Typisch:

    • Angebotseinholung

    • Verhandlungsunterlagen

    • Ausschreibungsdokumente

    • Zertifikate

    • SLA-Papiere

    SharePoint bleibt Oberfläche – OpenText sorgt für Prozessklarheit.

SharePoint-Unterlagen werden automatisch:

  • Equipments

  • Functional Locations

  • Work Orders

zugeordnet – perfekt für technische Betriebsführung.

SharePoint-Dokumente landen:

  • automatisch in Personalakten

  • im richtigen Register

  • inklusive Metadaten

  • vollständig protokolliert

Wie Extended ECM for SharePoint funktioniert

Extended ECM for SharePoint arbeitet über drei technische Mechanismen:

1. SharePoint Connector

Synchronisiert:

  • Dokumente

  • Ordner

  • Metadaten

  • ACLs (soweit sinnvoll)

  • Workflows

  • Ereignisse

zwischen SharePoint und OpenText Content Server.

2. Business Workspaces

Jeder Vorgang — egal ob SAP, CRM, HR oder projektbezogen — erhält einen Workspace, der:

  • Inhalte aus SharePoint

  • Inhalte aus Content Server

  • SAP-Daten

  • Workflowinformationen

zu einem einzigen Vorgangsraum verbindet.

3. OpenText Content Server

Das Backend steuert:

  • Versionierung

  • Audit Trails

  • Aufbewahrung

  • Archivierung

  • Compliance

  • Governance

  • Lifecycle

SharePoint wird somit „sicher gemacht“, ohne seine moderne Benutzeroberfläche zu verlieren.

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von Extended ECM for SharePoint

Ein erfolgreiches Extended-ECM-SharePoint-Projekt umfasst:

1. Analyse der bestehenden SharePoint-Strukturen

Sites, Libraries, Berechtigungen, Dokumenttypen.

2. Definition der Zielarchitektur

Welche Inhalte bleiben in SharePoint?
Welche wandern automatisch nach OpenText?

3. Workspace-Modelle definieren

SAP-/ECM-/Projektbezüge.

4. Metadatenmodell entwickeln

SAP-Attribute + SharePoint-Felder → einheitliche Quelle.

5. Governance-Regeln festlegen

Archivierung, Freigaben, ILM, Löschkonzepte.

6. Deployment & Integration

Connector einrichten, Fiori integrieren, SAP anbinden.

7. Schulung & Change-Management

Teams arbeiten weiter in SharePoint – der Rest passiert im Backend.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Erfolgreiche Projekte starten mit klaren Regeln: Was darf in SharePoint? Was muss in OpenText?
  • Metadaten schlank halten – SAP-Metadaten nur dort einblenden, wo sie gebraucht werden.
  • Teams bleiben produktiv in SharePoint → Akzeptanz steigt automatisch.
  • Compliance niemals SharePoint überlassen, sondern immer OpenText.
  • Archivierung & Löschung von Anfang an mitdenken – gerade bei HR und Finance.
  • Workspaces regelmäßig evaluieren: Welche Felder, Strukturen, Rollen funktionieren wirklich?

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