Mit xECM SAP-Prozesse nahtlos mit Dokumenten verbinden. Digitale Workspaces, revisionssicher, auditfähig, für Einkauf, EAM, Finance, HR & Engineering.

OpenText Extended ECM for SAP – digitale Workspaces & Prozessintegration

Warum Extended ECM for SAP relevant ist

Die tiefste und umfassendste Integration von ECM & SAP-Prozessen am Markt

Extended ECM for SAP Solutions (xECM) ist die strategische Brücke, die SAP-Geschäftsprozesse und das OpenText Enterprise Content Management nahtlos miteinander verbindet.
Während SAP Daten, Transaktionen und Prozesse steuert, sorgt xECM dafür, dass alle unstrukturierten Inhalte – Dokumente, E-Mails, Verträge, Zeichnungen, Protokolle, Bilder – intelligent, kontextbezogen und revisionssicher eingebunden werden.

Mit xECM entsteht für jedes SAP-Objekt ein Business Workspace:
Ein digitaler Vorgangsraum, der SAP-Daten und relevante Dokumente in einem konsistenten, steuerbaren und auditfähigen Kontext zusammenführt.

Kurz:
xECM macht SAP vollständiger, verständlicher, effizienter und auditierbar – über den ganzen Lifecycle eines Geschäftsprozesses hinweg.

 

Jetzt Kontakt aufnehmen!

  • 360°-Sicht auf SAP-Daten, Dokumente, E-Mails, Verträge & Aufgaben in einem Workspace
  • Business Workspaces für SAP-Objekte: automatisch erzeugte, digitale Dossiers
  • Tiefste SAP-Integration: GUI & Fiori, bidirektionale Metadaten, Trigger für Dokumentenereignisse
  • Revisionssicherheit & Compliance: Audit Trails, Governance, Records Management, ILM
  • Sofort spürbare Effizienzgewinne: weniger Suchzeit, schnellere Prozesse, höhere Transparenz
  • Prozessführende Plattform für Einkauf, EAM, Finance, HR, Engineering & Projekte
  • Einheitliche Workspaces mit Dokumenten, Versionen, Metadaten & Verantwortlichkeiten
  • Integriertes Archiv: Archive Center, Content Server, WORM, Cloud-Lösungen
  • Automatisierte Workflows: Genehmigungen, Eskalationen, SLAs, Wiedervorlagen
  • Compliance-ready für ISO, DSGVO, GoBD, FDA & interne Revisionen

Einsatzbereiche

 

Ein Workspace für:

  • Bestellungen

  • Rahmenverträge

  • Angebote

  • Lieferscheine

  • Reklamationen

  • Zertifikate

  • Korrespondenz

  • Freigaben

Perfekt für Audits, CAPA, Eskalationen.

xECM dokumentiert den kompletten technischen Lifecycle:

  • technische Zeichnungen

  • Prüfberichte

  • Schäden / Störungen

  • Wartungsprotokolle

  • Sicherheitsunterlagen

  • Serviceverträge

  • Fotos, Videos

  • Herstellerdokumentation

Alles sauber verknüpft mit:

  • Equipments

  • Functional Locations

  • Work Orders

In Kombination mit VIM:

  • Eingangsdokumente

  • Rechnungen

  • Freigabeketten

  • Buchungsbelege

  • Archivunterlagen

  • DRC-Belege

Ein durchgängiges, revisionssicheres Dossier.

Für Legal & Einkauf:

  • Versionen

  • Genehmigungen

  • Signaturen

  • Fristen

  • Anlagen

  • Klauselsets

  • Risikobewertungen

Alles im Contract Workspace.
Alles nachvollziehbar.

Für HCM / SuccessFactors:

  • Arbeitsverträge

  • Zusatzvereinbarungen

  • Leistungsbeurteilungen

  • Schulungsunterlagen

  • sensible personenbezogene Daten

Mit starken Berechtigungen und DSGVO-Schutzräumen.

xECM verbindet:

  • CAD-Unterlagen

  • technische Zeichnungen

  • Änderungsprozesse

  • Prüfprotokolle

  • Spezifikationen

mit PLM- und DVS-Logiken.

Wie Extended ECM for SAP-Solutions funktioniert

Die Stärke von xECM entsteht aus dem Zusammenspiel mehrerer Komponenten:

1. SAP-Eventintegration

xECM reagiert auf SAP-Prozessereignisse:

  • CREATE

  • CHANGE

  • COMPLETE

  • RELEASE

  • CLOSE

und erzeugt bzw. aktualisiert Workspaces automatisch.

2. Business Workspaces (Herzstück von xECM)

Jeder Workspace enthält:

  • Dokumente

  • Metadaten

  • Kontextinformationen

  • Verantwortliche & Rollen

  • Workflows

  • Fristen

  • Relationen

Die Struktur basiert auf konfigurierbaren Workspace-Templates.

3. OpenText Content Server als Backend

Speichert:

  • alle Dokumente

  • Versionen

  • Metadaten

  • Renditions

  • Audit Trails

  • Workflow-Informationen

dies garantiert Revisionssicherheit.

4. SAP UI Integration

xECM erscheint direkt im SAP-Bildschirm:

  • GUI

  • Fiori

  • SAP S/4HANA

  • SAP SuccessFactors

Ein Arbeitsplatz, kein Systemwechsel.

5. Metadaten-Synchronisierung

Alle relevanten SAP-Felder können mit OpenText synchronisiert werden:

  • Lieferanten

  • Materialdaten

  • Equipment

  • Kostenstellen

  • Belege

  • Status

  • Benutzer

Damit entsteht ein einheitliches Datenmodell.

6. Prozessautomatisierung

xECM steuert:

  • Dokumentenlenkung

  • Genehmigungsläufe

  • Eskalationen

  • SLAs

  • Wiedervorlagen

  • automatische Archivierung

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des xECM for SAP-Solutions

Ein xECM-Projekt folgt fünf Schritten:

1. Prozessanalyse & Business Scoping

Welche SAP-Prozesse sollen durch Dokumente angereichert werden?

2. Workspace-Design

Templates, Strukturen, Metadaten, Rollen, Workflows.

3. SAP-Integration

Eventsteuerung, BOR-Objekte, Metadatenmapping.

4. Governance & Compliance

Aufbewahrung, ILM, Records Management, Audit Trails.

5. Rollout & Change

Trainings, Richtlinien, Abteilungs-Enablement.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • xECM ist dann erfolgreich, wenn Prozess + Dokument + Verantwortliche gemeinsam gedacht werden.
  • Weniger Workspaces, dafür sauber konzipiert = viel höhere Akzeptanz.
  • SAP-Fachbereiche früh einbinden – besonders Einkauf, EAM, Finance, HR.
  • Workspaces regelmäßig evaluieren („Was haben wir wirklich genutzt?“).
  • Metadaten lieber einfach starten, später erweitern.
  • Immer Governance, ILM, Compliance von Anfang an mitdenken.

Kontakt

Wenn du:

  • xECM einführen

  • SAP-Prozesse mit Dokumenten intelligent verbinden

  • Workspaces für Einkauf, EAM, Finance, HR oder Engineering entwickeln

  • Archivierung & Compliance sicher umsetzen

  • oder deine bestehende xECM-Installation modernisieren willst,

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