OpenText Extended ECM for Government: Digitale E-Akte, revisionssichere Dokumentation, Workflows & SAP-Integration für moderne Behördenprozesse.

Extended ECM for Government – Die Plattform für digitale Akten & moderne Verwaltungsprozesse

Warum Extended ECM for Government relevant ist

Behörden tragen eine besondere Verantwortung:
Sie müssen Akten vollständig, zugänglich, nachvollziehbar und rechtssicher führen – oft über Jahrzehnte hinweg. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Geschwindigkeit und Digitalisierung.

Genau hier setzt OpenText Extended ECM for Government an.

Es verbindet:

  • digitale Aktenführung

  • Dokumentenmanagement

  • Vorgangsbearbeitung

  • Archivierung

  • Rechtskonformität

  • SAP-Prozessintegration

zu einer einheitlichen, sicheren Plattform, die speziell für die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde.

Kurz gesagt:
Extended ECM for Government ist die modernste Lösung, um Aktenführung und digitale Verwaltung in Ministerien, Landesbetrieben und Behörden nachhaltig zu professionalisieren.

 

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  • Gesetzeskonforme E-Akten: strukturierte Register, Versionen, Protokolle & Anhänge
  • Revisionssichere Dokumentation: Audit Trails, WORM-Archivierung & DSGVO-/BSI-Konformität
  • Nahtlose SAP-Integration: xECM-Reiter, Dokumente & Vorgänge direkt im SAP-Kontext
  • Vorgangsbearbeitung mit Workflows, Fristen, Eskalationen & klaren Zuständigkeiten
  • Digitale Signaturen: fortgeschritten & QES für Bescheide, HR, Vergaben & Verträge
  • Manipulationssichere Archivierung: Hashwerte, Aufbewahrungsfristen & Löschkonzepte
  • Government Workspaces: vordefinierte Aktenstrukturen für Behördenprozesse
  • Ideal für Ministerien, Behörden & öffentliche Betriebe mit SAP-Anbindung
  • Records Management integriert: Sperrfristen, ILM, regelbasierte Archivierung
  • Skalierbare Workflows für Anträge, Prüfungen, Genehmigungen & Vorgänge

Einsatzbereiche

 

Typische Einsatzszenarien:

  • allgemeine E-Akte

  • Kabinettsvorlagen

  • Verwaltungsverfahren

  • interne Organisationsakten

  • Rechts- und Beschlussakten

z. B.:

  • Landesenergieunternehmen

  • Klinikverbunde

  • Wasserbetriebe

  • ÖPNV

  • Stadtwerke

  • Abfallwirtschaft

  • Bauhöfe

Mit Integration in SAP für:

  • Rechnungsverarbeitung

  • Auftragssachbearbeitung

  • Betriebsführung

  • Bau- & Infrastrukturprojekte

z. B.:

  • Bundeswehr / BWI

  • Bundesministerien

  • Bundesanstalten

  • Forschungseinrichtungen

Besonders wichtig:

  • Vertraulichkeit

  • Auditierbarkeit

  • Zugriffskontrolle

  • VS-NfD-Bereiche

Extended ECM erfüllt diese Anforderungen zuverlässig.

Mit xECM entstehen moderne, datenschutzkonforme Personalakten:

  • Beurteilungen

  • Verträge

  • Lehrgänge

  • Disziplinarunterlagen

  • Bewerbungsdossiers

Mit strengen, DS-GVO-konformen Berechtigungen.

Wie Extended ECM for Government funktioniert

Extended ECM for Government basiert auf einem klaren technischen Fundament:

1. Government Workspace Templates

Vordefinierte Aktenstrukturen:

  • Register

  • Vorgangsarten

  • Dokumenttypen

  • Metadatenfelder

  • Rollen & Zuständigkeiten

  • Aufbewahrungsfristen

Diese Templates entsprechen typischen Verwaltungsprozessen und können angepasst werden.

2. Content Server – revisionssicheres Backend

Speichert:

  • Dokumente

  • Versionen

  • Metadaten

  • Protokolle

  • Signaturen

  • Archivdaten

Alles manipulationsgeschützt und auditierbar.

3. SAP-Integration

Integration über:

  • xECM Add-On

  • Event-Framework

  • Metadaten-Mapping

  • Fiori-Apps

  • S/4HANA-Objekte

  • HCM/SuccessFactors

Damit ist der Zugriff sowohl vollständig technisch als auch fachlich logisch integriert.

4. Workflows

Unterstützen:

  • Genehmigungen

  • Prüfungen

  • Eskalationen

  • Stellungnahmen

  • Freigaben

  • Fristenläufe

5. Records Management

Einhaltung von:

  • Aufbewahrungsfristen

  • Sperrfristen

  • Löschregeln

  • Verantwortlichkeiten

  • Archivierungsrichtlinien

Über ILM-/Record-Klassen automatisiert gesteuert.

How-To: Einführung von Extended ECM for Government – Schritt für Schritt zur digitalen E-Akte

Ein typisches xECM-Government-Projekt umfasst:

1. Analyse der bestehenden Aktenstrukturen

Welche Register? Welche Dossiers? Welche Rechtsgrundlagen?

2. Metadatenmodell & Klassifikationen

Fachlich belastbar und schlank halten.

3. Workspace-Templates definieren

Behörden- oder abteilungsspezifisch.

4. Integration SAP / Drittsysteme

E-Rechnung, DRC, SAP EAM, SAP FI/CO, HCM, Vergabeverfahren.

5. Governance & Compliance

Records Management, ILM, Archivfristen.

6. Berechtigungs- & Rollenmodell

Strikte Trennung nach:

  • Organisationseinheiten

  • Rollen

  • Vertraulichkeit

  • VS-NfD-Stufen

7. Schulung & Rollout

Einfaches Bedienkonzept, klare Richtlinien, Aktenhandbücher.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

  • Aktenmodellierung ist der größte Erfolgsfaktor — sauber definieren, dann digitalisieren.
  • Frühzeitig klären, welche Akten revisionspflichtig sind.
  • Workflows immer am realen Ablauf orientieren, nicht am Organigramm.
  • Metadaten lieber klein starten und später erweitern.
  • ILM & Archivierung unbedingt von Anfang an mitdenken.
  • Sensible Daten früh in dedizierten Schutzräumen trennen.
  • Schnittstellen mit SAP priorisieren — sie liefern die höchsten Effizienzgewinne.

Kontakt

Wenn du:

  • eine E-Akte einführen

  • bestehende Behördenprozesse digitalisieren

  • SAP & ECM nahtlos verbinden

  • rechtssichere Archivierung aufbauen

  • oder eine xECM-Government-Architektur entwickeln möchtest,

begleiten wir dich technisch, fachlich und organisatorisch – von der Analyse bis zum sicheren Betrieb.

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