Business Workspaces

Business Workspaces in OpenText xECM für SAP – der digitale Arbeitsplatz pro Vorgang

Warum Business Workspaces relevant sind

Stell dir vor, dein Team arbeitet nicht mehr in SAP-Transaktionen, E-Mail-Postfächern, Fileshares und SharePoint-Inseln – sondern in einem digitalen Arbeitsraum pro Vorgang: Bestellung, Vertrag, Anlage, Mitarbeiter, Projekt.
Genau das sind Business Workspaces in OpenText Extended ECM für SAP.

Im Kern sind Business Workspaces prozesstreue, revisionssichere Dossiers, die SAP-Daten, Dokumente, Aufgaben und Verantwortlichkeiten entlang des gesamten Lebenszyklus bündeln – direkt im SAP-UI.

 

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Was Business Workspaces wirklich leisten

Business Workspaces sind keine „schönen Ordnerstrukturen“, sondern:

  • Geschäftsobjekt-basierte Container, die automatisch aus SAP-Events entstehen

  • Eng mit SAP verknüpfte Content-Hubs, die alle relevanten Inhalte zu einem Vorgang bündeln

  • Governance-Werkzeuge, die Versionen, Freigaben, Fristen und Verantwortlichkeiten steuerbar machen

Typische Beispiele:

  • Bestellung → Purchase Order Workspace

  • Lieferant → Supplier Workspace

  • Anlage/Equipment → Maintenance Workspace

  • Vertrag → Contract Workspace

  • Mitarbeiter → HR Workspace

Jeder dieser Workspaces hat:

  • eine definierte Struktur (Ordner, Dokumententypen, Metadaten)

  • Regeln (wer darf was, wann, wie)

  • Prozesse (Workflows, Freigaben, Eskalationen)

  • Verknüpfungen zu SAP-Objekten und – falls erforderlich – weiteren Systemen (z. B. Teams, SharePoint, CRM)

Ergebnis: Ein fachlich verständliches, digitales Dossier, das SAP-Prozesse endlich „lesbar“ und prüfbar macht.



  • „Single Workspace of Truth“ – alle SAP-Dokumente & Daten an einem Ort
  • Automatische Erstellung der Workspaces direkt aus SAP-Prozessen
  • Integrierte Governance: Versionierung, Fristen, Workflows & Verantwortlichkeiten
  • Vollständig im SAP-UI sichtbar – keine zusätzliche DMS-Oberfläche nötig
  • Messbare Effizienz: weniger Suchaufwand, weniger Schatten-IT, bessere Auditfähigkeit
  • Fachlich verständliche Vorgangs-Dossiers für Bestellung, Vertrag, Asset, HR & Projekte
  • Struktur, Regeln & Prozesse direkt im Workspace definierbar
  • Hohe Transparenz: SAP-Bezüge, Versionen, Aktionen & Dokumentenhistorie
  • Perfekte Unterstützung für Audits, Eskalationen und Qualitätsprozesse
  • Weniger Reibungsverluste & Risiken durch eindeutige Dokumentenlenkung

Einsatzbereiche

 

Typische Inhalte pro Contract Workspace:

  • Vertragsdokumente inkl. aller Entwürfe und Versionen

  • Genehmigungs- und Verhandlungshistorie

  • Anhänge (z. B. Preisblätter, SLAs, NDAs)

  • Risikobewertungen, Klauselvarianten

  • Fristen (Kündigung, Verlängerung, Preisanpassung)

  • Verbindung zu Bestellungen, Projekten, Lieferanten

Nutzen:
Du kannst bei Streitfällen oder Nachverhandlungen in Minuten rekonstruieren, wer wann was beschlossen hat – inklusive Dokumentenstand und Freigaben.

Typische Workspaces:

  • Purchase Order Workspace: Bestellanforderungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine, Reklamationen

  • Supplier Workspace: Vertragsübersicht, Qualitätsberichte, Eskalationen, Zertifikate, Auditberichte

Nutzen:

  • Alles zur Lieferbeziehung in einem Blick

  • Bessere Verhandlungsvorbereitung („Was ist in den letzten 3 Jahren passiert?“)

  • Nachvollziehbarkeit bei Qualitäts- oder Lieferproblemen

Pro Asset / Technical Object entsteht ein Workspace u. a. mit:

  • Handbüchern, Zeichnungen, 3D-Views

  • Wartungsprotokollen, Prüfnachweisen, Störungsmeldungen

  • Fotos und Videos von Schäden

  • Sicherheitsunterlagen, Zertifikate

Perfekt für:

  • technische Audits

  • Betreiberpflichten (z. B. im Energie- oder Anlagenbereich)

  • Wissenstransfer zwischen Schichten/Standorten

HR Workspaces enthalten:

  • Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Zusatzvereinbarungen

  • Abmahnungen, Zeugnisse, Schulungsnachweise

  • sensible Dokumente mit feingranularen Berechtigungen

  • Protokollierung von Zugriffen (wichtig für DSGVO / BDSG)

  • Rechnungs-Dossiers inklusive aller Bezüge (Bestellung, Vertrag, Lieferschein, Klärungsfälle)

  • Prüf- und Freigabeunterlagen für Betriebsprüfungen

  • Verknüpfung zu steuerrelevanten Nachweisen (z. B. DRC-Protokolle, Reporting-Dokumente)

Wie Business Workspaces funktionieren

1. Workspace Templates

Für jeden Prozess definierst du Workspace Templates, z. B.:

  • „Purchase Order Workspace – EU“

  • „Contract Workspace – Rahmenverträge“

  • „Maintenance Workspace – kritische Anlagen“

In diesen Templates legst du fest:

  • Ordnerstruktur

  • Pflicht-Metadaten (z. B. Vertragsart, Kategorie, Kritikalität)

  • Dokumententypen (z. B. Vertrag, Anlage, Spezifikation, Protokoll)

  • Standard-Workflows und Zuständigkeiten

2. SAP-Eventsteuerung

Business Workspaces werden über SAP-Ereignisse angestoßen, typischerweise:

  • CREATE / CHANGE eines SAP Business Objects

  • Statuswechsel (z. B. „Freigegeben“, „In Verhandlung“, „Abgeschlossen“)

  • definierte User-Aktionen (z. B. Button „Workspace anzeigen/anlegen“)

Über die xECM-SAP-Integration werden:

  • Schlüssel aus SAP (Belegnummer, Partner, Objektschlüssel)

  • Geschäftskontext (z. B. Gesellschaft, Werk, Sparte)

  • Rollen (z. B. Sachbearbeiter, Einkäufer, Verantwortlicher) in den Workspace übernommen.

3. Metadaten- und Beziehungsmodell

Jeder Workspace und jedes Dokument erhält:

  • eindeutige IDs

  • SAP-Referenzen

  • Workspace-Zugehörigkeit

  • Typ/Zweck (z. B. „Vertrag“, „Prüfbericht“, „NDA“)

  • Lifecycle-Informationen (Entwurf, geprüft, freigegeben, archiviert)

Das ermöglicht:

  • präzise Suche

  • Berichte („Zeig mir alle Verträge mit Laufzeit > 3 Jahre, Kritikalität A“)

  • automatisierte Archivierung/ILM

4. Integration in SAP-UI & xECM-UI

  • In SAP (GUI oder Fiori) erscheint ein eigener xECM-Reiter mit dem Workspace

  • In xECM / Smart View sieht man den gleichen Workspace außerhalb von SAP – z. B. für Legal oder Management, die kein SAP nutzen

  • Optional: Integration in Microsoft Teams / SharePoint für kollaborative Arbeit

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von Business Workspaces

Wie du Business Workspaces sauber aufsetzt:

1. Business-Scope definieren

  • Für welche SAP-Objekte starten wir? (z. B. Verträge, Bestellungen, Equipments)

  • Welche Use Cases haben den größten Hebel? (Audit, Risiko, Effizienz)

2. Workspace Designs / Templates erstellen

  • Ordnerstruktur je Prozess

  • Dokumententypen

  • Pflichtfelder & Metadaten

  • Standardprozesse (Workflows, Eskalationen, Benachrichtigungen)

3. Berechtigungskonzept aufsetzen

  • Rollenmodell (fachlich + technisch)

  • Abgrenzung je Gesellschaft/Bereich

  • HR-/Legal-Schutzräume definieren

4. SAP-Integration konfigurieren

  • Customizing der xECM-Integration

  • Eventsteuerung (wann entstehen Workspaces?)

  • Mapping von SAP-Feldern zu Metadaten

5. Pilotbereich auswählen

  • z. B. ein Werk, eine Business Unit oder ein Vertragstyp

  • enges Feedback mit Key-Usern

  • schnelle Anpassung von Templates

6. Rollout & Change Management

  • Schulungen mit Fokus auf Nutzen, nicht Technik („Wie beantwortest du Audit-Anfragen in 2 Klicks?“)

  • klare Spielregeln („Was muss wohin?“ – möglichst wenig, möglichst automatisiert)

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

Damit Business Workspaces nicht zur „theoretischen Lösung“ verkommen:

  • Start klein, aber Ende im Blick behalten
    Lieber 3 sauber definierte Workspaces mit hohem Nutzen als 20 theoretische Modelle.

  • Templates regelmäßig überprüfen
    Einmal im Jahr mit Key-Usern durchgehen: „Was nutzen wir? Was fehlt? Was verwirrt?“

  • KPIs definieren
    z. B. „Durchschnittliche Suchzeit“, „Zeit bis Audit-Anfrage beantwortet“, „Anteil dokumentierter Vorgänge“.

  • Eng mit Governance/Compliance abstimmen
    Business Workspaces sind ein Hebel für Governance – nutze das proaktiv.

  • Immer SAP-Prozess + Workspace gemeinsam denken
    Ein schöner Workspace ohne sauberen SAP-Prozess ist Kosmetik.

Kontakt

Wenn du Business Workspaces nicht nur einführen, sondern auch wirtschaftlich nutzen willst, brauchst du:

  • ein sauberes Zusammenspiel aus SAP-Prozess, Template-Design, Berechtigungen und Governance

  • ein Team, das sowohl SAP als auch OpenText xECM versteht

  • jemanden, der dir ehrlich sagt, was sich lohnt – und was nur „nice to have“ wäre

Genau da kommen wir ins Spiel.

 

Du möchtest:

  • Business Workspaces für Verträge, Anlagen, Lieferanten oder Projekte aufsetzen

  • bestehende OpenText-Installationen in Richtung „echte Dossiers“ weiterentwickeln

  • dein S/4HANA-Projekt direkt mit xECM- und Workspace-Konzept starten

  • oder ein bestehendes Workspace-Design kritisch prüfen lassen?

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