Audit Trail

Audit Trail – volle Transparenz und Revisionssicherheit für Ihre Dokumente

Warum Audit Trail relevant ist

Ein Audit Trail ist eines der Kernelemente jeder revisionssicheren Dokumentenplattform.
OpenText ist einer der Anbieter, der dieses Thema nicht als Zusatzfunktion, sondern als zentrale Systemarchitektur umgesetzt hat.

In OpenText-Lösungen werden alle Aktionen an einem Dokument automatisch, vollständig und nicht manipulierbar protokolliert:

  • im Content Server

  • in Extended ECM (xECM)

  • in SAP über xECM-Reiter

  • in VIM-Prozessen

  • im Contract Management

  • im Archive Center (Archivprotokolle)

Damit erfüllt OpenText die technischen Anforderungen der meisten Compliance-Standards out of the box.

 

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  • Vollständige und tiefgreifende Protokollierung aller Dokumentaktionen
  • Erfassung von Renditions, Workflowschritten, Metadaten- & Statusänderungen
  • Protokollierung von Verlinkungen, Workspace-Zugehörigkeiten & SAP-Kontextobjekten
  • Unveränderbarer Audit Trail – geschützt auf System- und Datenbankebene
  • Tiefe SAP-Integration inkl. Nutzernamen, Transaktionen & Workflow-Kontext
  • Automatisierte Revision für VIM, CLM & DMS mit Prüfpfaden und Logs
  • Rechtlich relevante Nachweise für Rechnungen, Verträge & Genehmigungen
  • Erleichterte Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 27001, SOC 2 & GoBD
  • Starke Grundlage für interne und externe Compliance-Prüfungen

Einsatzbereiche

 

  • Protokolliert wird:

    • jede Vertragsversion

    • jede Genehmigung

    • jede Signatur

    • jede Fristenänderung

    • jede Risikoeinschätzung

    • Verantwortlichkeiten im Workflow

    Im Vertragsrecht ist diese Dokumentation wesentlicher Bestandteil der Nachweisführung.

  • Der VIM Audit Trail enthält:

    • Scaneingang / OCR-Status

    • Validierungsschritte

    • SAP Workflow-Schritte (Parken, Prüfen, Buchen)

    • Freigabeketten

    • Eskalationen

    • Rückfragen & Kommentare

    Gerade im Rechnungswesen ist Transparenz gesetzliche Pflicht.

Der Audit Trail zeigt:

  • SAP-Objektbezüge (Belege, Lieferanten, Bestellungen, Anlagen)

  • Zugriff über den xECM-Reiter

  • Änderungen am Workspace

  • Verschieben in andere Prozesskontexte

  • Zuweisung zu Teams

Damit entsteht eine vollständige Transparenz über Dokumente im SAP-Lebenszyklus.

Protokolliert werden:

  • Änderungen personenbezogener Daten

  • Uploads sensibler Dokumente

  • Compliance-relevante Dokumente (Verträge, Nachweise)

  • Zugriffe durch berechtigte Rollen

Notwendig für Datenschutz & Revision (z. B. BDSG / DSGVO).

ISO-Dokumente benötigen:

  • lückenlose Versionierung

  • Rollenbasierte Freigaben

  • Prüfstatus

  • dokumentierte Änderungen

OpenText ist hier marktführend.

Wie ein Audit Trail funktioniert

Der Audit Trail entsteht aus mehreren technischen Schichten:

1. Content Server Event Engine

Protokolliert:

  • Node-Events (Dokumente)

  • Category-Events (Metadaten)

  • Workflow-Events

  • Renditions

  • Relationship-Events

2. Nicht manipulierbarer Speicher

Audit Trails werden:

  • in der Datenbank abgelegt

  • durch spezielle Tabellenstrukturen geschützt

  • serverseitig signiert

  • nur über interne API geschrieben

  • niemals von Benutzeraktionen überschrieben

3. Integration in Extended ECM Workspaces

Alle Workspace-Aktionen (z. B. „Dokument verschoben“, „Metadatum gefüllt“) werden protokolliert.

4. OpenText Intelligent Viewing

Auch das Anzeigen eines Dokuments kann protokolliert werden – wichtig bei sensiblen Daten.

5. SAP-Protokolle

Über xECM Connectors wird protokolliert:

  • welche SAP-Transaktion das Dokument geöffnet hat

  • welcher SAP-User beteiligt war

  • welcher SAP-Beleg das Dokument referenziert

6. Archivierungsprotokolle (OpenText Archive Center)

Das Archive Center liefert:

  • Hashwerte

  • WORM-Schreibschutz

  • Statusprotokolle für Langzeitarchivierung

How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des OpenText Audit Trails

Die Einrichtung eines Audit Trails in OpenText umfasst:

1. Aktivierung der Audit-Typen im Content Server

Beispiele:

  • Access Audit

  • Category Audit

  • Workflow Audit

  • Rendition Audit

  • Version Audit

  • Permission Audit

2. Definition von Aufbewahrungsfristen

Über:

  • Records Management

  • Classification

  • ILM-Regeln

  • Archive Center Policies

3. Konfiguration der xECM-SAP-Integration

Damit SAP-Kontext automatisch protokolliert wird.

4. Definition eines Rollen- und Berechtigungskonzepts

Audit Trails sind wertlos ohne klare Verantwortlichkeiten.

5. Einrichtung von Audit-Berichten

Für:

  • ISO 9001 Audits

  • interne Revision

  • IT-Compliance

  • externe Prüfer

6. Monitoring der Audit-Tabellen (OTDS / CS DB)

Wichtig für Performance & Skalierung.

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices

Verantwortlichkeiten definieren

Wer darf Audit-Trails sehen?
Wer darf Audit-Ereignisse auswerten?

Regelmäßige Audit-Reports

Empfohlen: monatliche oder vierteljährliche Stichproben.

Kombination mit ILM

Audit Trails + Aufbewahrungsregeln = komplette Revisionssicherheit.

Schulungen für Administratoren

Viele Fehler passieren durch Unwissen in Berechtigungen.

Viewer-Protokolle aktivieren

Gerade bei sensiblen Personaldaten essenziell.

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Du möchtest:

  • OpenText sicher einführen

  • ein revisionssicheres Dokumentenmanagement aufbauen

  • VIM, xECM oder CLM auditkonform erweitern

  • SAP-Dokumente rechtssicher managen

  • oder deinen bestehenden OpenText-Audit-Trail prüfen lassen?

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