SAP ArchiveLink: Sichere und rechtskonforme Archivierung in SAP
Warum SAP ArchiveLink relevant istUnternehmen stehen heute vor der Herausforderung, große Mengen an geschäftsrelevanten Dokumenten digital, sicher und gesetzeskonform zu verwalten. Neben den gesetzlichen Vorgaben – wie den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) oder den GDPdU – fordern auch interne Compliance-Richtlinien eine nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung. SAP ArchiveLink stellt dafür die zentrale Schnittstelle zwischen dem SAP-System und einem externen Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereit. Es ermöglicht, Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder E-Mails direkt aus SAP heraus abzulegen, zu verknüpfen und jederzeit revisionssicher wieder aufzurufen. Damit schafft ArchiveLink nicht nur Rechtssicherheit und Transparenz, sondern trägt auch wesentlich zur Effizienzsteigerung bei: Papierarchive entfallen, Suchzeiten verkürzen sich und der Zugriff auf wichtige Informationen wird deutlich einfacher. Zudem unterstützt ArchiveLink Unternehmen bei der Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse und bildet die Basis für eine moderne, medienbruchfreie Dokumentenverwaltung in SAP. |
- Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung
- Schnellere Auffindbarkeit relevanter Dokumente
- Effizienzsteigerung durch reduzierte Redundanzen
- Verknüpfung von Dokumenten mit dem zugrundeliegenden Geschäftsvorgang
- Rechtssicherheit und Compliance
- Effizienzsteigerung in Prozessen
- Kosteneinsparungen
- Verbesserte Transparenz und Zusammenarbeit
- Zukunftssicherheit und Flexibilität
Einsatzbereiche
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Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Automatische Archivierung von Rechnungen mit Verknüpfung zu den jeweiligen Buchungsbelegen.
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Zahlungsbelege, Mahnungen und Kontoauszüge: Direkter Zugriff aus SAP-FI/CO auf die archivierten Originaldokumente.
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Prüfungssicherheit: Erfüllt Anforderungen aus GoBD, HGB und internationalen Standards.
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Bestellungen und Angebote: Archivierung von Dokumenten, die im Einkaufsprozess entstehen.
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Vertragsunterlagen: Langfristige revisionssichere Ablage von Lieferantenverträgen, abrufbar direkt aus SAP MM.
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Digitale Personalakten: Mitarbeiterdokumente (Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen) werden sicher archiviert.
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Revisionssicherheit: Schützt sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff, bleibt aber für berechtigte HR-Mitarbeiter schnell auffindbar.
- Lieferscheine und Transportpapiere: Dokumente werden mit den jeweiligen SAP-Belegen (z. B. Wareneingang) verknüpft.
- Qualitätsdokumente: Archivierung von Prüfprotokollen und Zertifikaten, die mit Produktionsaufträgen zusammenhängen.
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E-Mail-Archivierung: Geschäftlich relevante E-Mails können in ArchiveLink abgelegt und mit den zugehörigen SAP-Vorgängen verknüpft werden.
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Projektdokumente: Technische Zeichnungen, Spezifikationen oder andere Dateien können direkt einem Projekt oder Auftrag zugeordnet werden.
Wie SAP ArchiveLink funktioniert
SAP ArchiveLink wirkt als Bindeglied zwischen den im SAP-System erzeugten Geschäftsdaten und den physisch abgelegten Dokumenten. Das System verknüpft Beleg-Objekte mit Dateien, die in sogenannten Content Repositories gespeichert sind. Diese Repositories lassen sich auf Dateisystemen, in Datenbanken oder auf externen Archivsystemen betreiben. Wichtig ist, dass das verwendete Archivsystem die ArchiveLink-Schnittstelle unterstützt und zertifiziert ist.
Dokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Drucklisten oder Archivdateien können über ArchiveLink mit den jeweiligen SAP-Anwendungsbelegen verbunden und im richtigen Repository abgelegt werden.
How-To: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur SAP ArchiveLink Dokumentenarchivierung
Diese Schritte müssen ausgeführt werden, um Dokumente per ArchiveLink mit SAP abzulegen.
OAC0 – Definition des Content Repository
Anlegen des Content Repository und Verknüpfung mit dem externen Archiv (z. B. über HTTP-Content Server).
SAP-Transaktion: OAC0
Folgende Angaben sind notwendig:
| Content Repository-ID: |
max. 2 Stellen |
| Ablagetyp: |
HTTP-Content-Server |
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Kommunikationsparametern: |
Protokoll, HTTP-Server (Server-Adresse), Portnummer, HTTP-Script, etc. |
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HTTP |
HTTPS aktivieren / deaktivieren |
OAC2 – Zuordnung Dokumentart zu Objekt
Anlagen einer SAP-Dokumentarten wie Bestelldokument, Rechnung, etc.
SAP-Transaktion: OAC2
Folgende Angaben sind notwendig:
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Dokumentart: |
Technischer Schlüssel |
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Langbezeichnung: |
Sinnvolle Bezeichnung des Dokuments |
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Dokumenttyp: |
Mime-Typ |
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Status: |
Aktivieren / deaktivieren |
OAC3 – Verknüpfung Objektart mit Content Repository
Zuweisung der Objektarten (z. B. BUS2012 für Bestellungen) zu den definierten Content Repository und Dokumentart.
SAP-Transaktion: OAC3
Folgende Angaben sind notwendig:
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Objekttyp: |
SAP-Objekte |
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Dokumentart: |
Dokumentart aus OAC2 |
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Status: |
Aktivieren / deaktivieren |
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Content Repository: |
CR aus OAC0 |
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Verknüpfung: |
Verknüpfungstabelle TOA01/TOA02/TOA03 |
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Verweilzeit: |
in Monaten |
Tipps zur erfolgreichen Einführung und Best Practices
Bei der Einrichtung und Implementierung von SAP ArchiveLink sollten folgende Aspekte besonders beachtet werden, um eine stabile, performante und revisionssichere Archivierung sicherzustellen:
1. Architekturauswahl
Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie den SAP Content Server einsetzen möchten – dieser eignet sich vor allem für kleinere Datenmengen – oder ob Sie auf ein professionelles Archivsystem wie OpenText, Easy, ELO oder andere zertifizierte Lösungen setzen.
2. Struktur der Content Repositories
Planen Sie eine klare und durchdachte Struktur Ihrer Content Repositories. Definieren Sie Kategorien nach Dokumententyp, Prozess oder Aufbewahrungsfrist, um ein übersichtliches und skalierbares Archiv aufzubauen.
3. Zertifizierung sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass das verwendete Archivsystem offiziell für SAP ArchiveLink zertifiziert ist. Nur so wird die vollständige Kompatibilität und langfristige Wartbarkeit gewährleistet.
4. Verknüpfungsprozesse definieren
Legen Sie genau fest, welche Dokumente automatisch archiviert werden sollen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen) und wie diese mit den entsprechenden SAP-Belegen verknüpft werden.
5. Migration und Tests
Führen Sie umfassende Tests in einer Sandbox- oder Testumgebung durch, bevor Sie in den Produktivbetrieb gehen. Eine stufenweise Migration und regelmäßige Datensicherungen minimieren Risiken und gewährleisten eine stabile Einführung.
