SAP Document Access by OpenText

In vielen Projekten ist einer der ersten Schritte die Einführung einer elektronischen Akte, z.B. einer Lieferantenakte, Einkaufsakte oder Vertragsakte. Durch die zentrale Archivierung von Dokumenten ist es möglich zentrale E-Akten für alle Bedarfe einer Unternehmung zu erstellen. Die zeit- und kostenaufwändige Suche nach Dokumenten zum Geschäftsvorfall kann weitgehend minimiert und die Transparenz der Prozesse gesteigert werden.

SAP setzt für Themen rund um Enterprise Information Management auf seinen strategischen Partner OpenText. Die OpenText bietet mit der E-Aktenlösung SAP Document Access by OpenText dem Kunden eine professionelle Möglichkeit seine Dokumente und Vorgänge zu strukturieren, und das vollständig SAP-integriert. Im ersten Schritt werden die Dokumente im Produkt SAP Archiving by OpenText abgelegt, um diese dann in der E-Akte anzuzeigen.

Hinweis: Auf der OpenText Preisliste heißt das Produkt OpenText Document Access for sap solutions und auf der SAP Preisliste SAP Document Access by OpenText. Das Produkt ist auch unter dem Namen DocuLink bekannt.

Strukturierung von Dokumenten in E-Akten

Im SAP Standard werden die Dokumente per SAP ArchiveLink in einem Archivierungssystem abgelegt und mit dem Geschäftsvorfall, z.B. der Bestellung verknüpft. So kann die Suche eines Dokuments einfach über die SAP-Standardtransaktion (in diesem Fall ME22N/ME23N9) erfolgen. Für die Suche aller Dokumente eines kompletten Beschaffungsprozesses, müssen Sie alle Transaktionen einzeln ausführen und die Dokumente zusammensammeln. Mit SAP Document Access by OpenText können die Dokumente dem Bedarf entsprechend strukturiert, beispielsweise prozessorientiert und mit wenigen Klicks angezeigt werden.

ArchiveLink PLUS erweitert den Standard von ArchiveLink um die Funktionalität kundenspezifische Metadaten hinzuzufügen. Weiterhin können auch die Dokumenteninformationen z.B. von einem Word-Dokument automatisiert ausgelesen und als zusätzliche Metadaten verwendet werden.